Spracovanie miezd je podrobná úloha, ktorá vyžaduje solídne matematické zručnosti a riešenie problémov. Zamestnávateľ alebo mzdový personál musí zabezpečiť, aby boli všetky výplaty zamestnancov presné a včasné. V mnohých prípadoch musia spolupracovať s manažérmi a vedúcimi pracovníkmi, aby zabezpečili, že všetci v rámci spoločnosti chápu postupy spracovania miezd. Na efektívne plnenie svojich úloh by mzdový personál mal navrhnúť zjednodušený mzdový systém, ktorý zahŕňa dokumentáciu o kritických mzdových informáciách.
Dokumentovanie mzdových postupov
Postupy času a času karty dokumentov. Mnohé spoločnosti s hodinovými zamestnancami vyžadujú, aby im dali čas; iné ich vyžadujú, aby dokončili časovú kartu. Zamestnanci, ktorí dostávajú hodinovú odmenu, sa zakladajú na ich hodinách zobrazených na ich časových kartách. Preto sa všetky implementované zmeny hodín alebo časových kariet musia písomne oznámiť všetkým zamestnancom. Môžete buď odoslať poznámku vedúcim / vedúcim, alebo ich môžete odovzdať tlačenej verzii zmien. Manažéri / školitelia sú zodpovední za odovzdanie všetkých potrebných zmien svojich zamestnancov.
Vytlačte ročný kalendár miezd. Pred koncom každého roka dôkladne skontrolujte dátum nasledujúceho roka, aby ste určili dátum, kedy dôjde k spracovaniu miezd. Berte na vedomie štátne sviatky, štátne sviatky a všetky ostatné firemné prázdniny. Použite rôzne farby na zvýraznenie dátumov odoslania pre zmeny kariet a miezd a skutočné dátumy platenia. Profesionálna tlačová spoločnosť vám môže pomôcť pri tlači týchto kalendárov. Rozdeľte kalendár miezd všetkým manažérom / nadriadeným.
Udržiavajte štandardnú brožúru spracovania miezd pre mzdové oddelenie. Brožúra by mala zahŕňať všetky kroky spracovania miezd. Napríklad, ak vaša spoločnosť má dvojtýždňový plán výplaty, formulujte brožúru tak, aby presne uvádzala, ako sa spracovanie dvojtýždňovej mzdy uskutočňuje od začiatku výplatného obdobia až do konca. Tento krok je obzvlášť účinný pri výcviku nových miezd.
Zahrňte proces spracovania správ a kontroly v brožúre spracovania miezd. Po výplate výplatnej listiny alebo odovzdaní súboru s priamym vkladom banke, mzdový proces stále nie je úplný. Dokumentujte tieto kroky, ako je tlač a podanie mzdových registrov a daňových správ a mená osôb, ktorým odovzdáte výplaty. Keďže sa informácie časom menia, aktualizujte brožúru a zabezpečte, aby všetci pracovníci oddelenia miezd mali kópiu.
Zabezpečte, aby každý člen personálu mzdy pochopil svoju úlohu. Dokumentujte a dajte im kópiu svojich špecifických pracovných povinností, aby ste počas spracovania miezd vedeli o svojich povinnostiach.
