Predstavenie sa tvárou v tvár je jednoduché, pretože existuje zavedený dohovor, ktorý je potrebné dodržiavať. Neustále sa dotýkajte svojho nového známeho a povedzte mu svoje meno. Dosiahnutie e-mailu je náročnejšie. Aký je vhodný pozdrav? Ako formálne by ste mali byť? Rovnako ako pri akejkoľvek obchodnej komunikácii, existujú určité pravidlá, ktoré by ste mali dodržiavať, aby ste udržali vašu správu profesionálnu.
Vytvárajte presvedčivý predmet
Vzhľadom na to, že vaša správa môže byť v doručenej pošte príjemcu konkurujúcu 500 ďalším používateľom, budete musieť vytvoriť riadok predmetu, ktorý povzbudí príjemcu, aby otvoril váš e-mail. Zmiente sa, že vás niekto odkázal - "Jennifer Williamsová navrhla, že vás budem kontaktovať", keďže oboznámenie môže povzbudiť vaše vyhliadky na to, aby prešiel. Môžete tiež spomenúť účel vášho e-mailu. "Vyžiadanie informácií o vašich stravovacích službách" by malo prinútiť príjemcu kliknúť. Uložte predmet do riadku pod 30 znakov, takže je čitateľný na smartphone.
Použite formálne pozdrav
E-mail je rozpoznaný ako menej formálna metóda komunikácie ako obchodné listy a môžete byť pokúšaní adresovať svojmu príjemcovi neformálne, napríklad "Ahoj David". Je to v poriadku, ak poznáte osobu alebo pracuje v neformálnom priemysle, ale nie je vhodné, ak posielate e-mailovú správu niekomu v konzervatívnom priemysle, ako je financia alebo vláda. Ak máte pochybnosti, "Vážený pán Matterson", alebo jednoducho "pán Matterson "bude fungovať dobre.
Predstav sa
Zadajte svoje meno, názov pracovnej pozície a ďalšie podrobnosti, ktoré budú pre príjemcu relevantné. Je to vaša príležitosť vytvoriť ľudskú väzbu s príjemcom, napríklad uvedením školy, pracoviska alebo odvetvia, ktoré máte spoločné. Môžete napríklad napísať: "Moje meno je Sonia Jindal. Ja som kolektív UCLA alum pracujúci v grafickom dizajne. "Spomenúť si vzájomného známeho je plus, pretože príjemca môže byť viac vnímavý, ak ste boli odkázaní niekým, koho pozná a verí.
Vysvetlite to, čo chcete
Vysvetlite, prečo píšete. Udržujte svoju správu jasnú a stručnú, aby ste sa vyhli nedorozumeniam. "Pracujem pre spoločnosť ABC a rád by som vám povedal o udalosti, ktorú spúšťame" je lepšia ako "Vzrušujúce správy o našej novej udalosti!" Zahrňte jasnú výzvu na akciu tým, že poviete príjemcovi, čo by ste chceli stať Ďalšie. Naplánovať si následné volanie môžete napríklad napísať: "Rád by som naplánoval hovor, aby som túto záležitosť ďalej prerokoval, pretože máme veľký potenciál spolupracovať. Bude pre vás pondelok popoludní?"
Koniec s vďačnosťou
Ďakujem príjemcovi za jej čas a pozornosť. Emaily, ktoré ukončujú vďačnosť, dostávajú priemernú mieru odpovedí o 36%. Dobré možnosti zahŕňajú "vopred vďaka", "ďakujeme vám za váš čas" alebo jednoducho "ďakujeme." Odhláste sa svojím menom a kontaktnými údajmi.
Nezabudnite upraviť
Nezabudnite skontrolovať svoj e-mail pred jeho odoslaním. Máte iba jednu šancu urobiť prvý dojem a pravopisné chyby by mohli vyzerat neprofesionálne. Uistite sa, že vaša gramatika je na mieste a že používate plné vety a formálne písanie, skôr ako používať skratky a výrazy, ktoré môžete použiť s priateľmi, ale nie s šéfom.
Môže to pomôcť vytlačiť list a prečítať si ho nahlas a ak máte niekoho okolo, požiadajte priateľa alebo príbuzného, aby si prečítali aj to, čo ste napísali.
