Softvérové balíky, ako napríklad SAP, umožnili podnikom sledovať finančné a prevádzkové údaje, aktualizovať ich v reálnom čase a podľa potreby upravovať kurzy. Softvérové databázy sa naďalej vyvíjali a zlepšovali so zvyšujúcimi sa schopnosťami sledovať a podávať správy o akomkoľvek type obchodnej transakcie alebo činnosti. Používatelia musia využívať tréningy a výukové programy, aby čo najviac využili tieto systémy a pracovali na nich, aby maximalizovali efektívnosť a tok informácií.
Pochopte funkciu SAP a spôsob ukladania údajov. Systém SAP je viacrozmerný databázový softvérový program. Veľké spoločnosti ho využívajú na správu mnohých prebiehajúcich funkcií podniku s jedným softvérovým balíkom. Spoločnosť SAP používa spoločnosti ako riešenie na riadenie mnohých kľúčových funkcií podniku v reálnom čase ako riešenie ERP alebo plánovanie podnikových zdrojov. Kvalita údajov závisí od včasných a správnych zadaní.
Zistite, ako bola spoločnosť SAP prispôsobená vašej spoločnosti, aby ste pochopili, ako účtovné záznamy vstupujú. SAP je vysoko prispôsobiteľný s určitými funkciami, ktoré po zmene ovplyvňujú celý systém. Okrem toho každý špecifický modul v systéme SAP môže byť nakonfigurovaný tak, aby vyhovoval potrebám konkrétnej organizácie. Z tohto dôvodu sú kurzy SAP skôr trochu špecifické pre spoločnosť a sú zvyčajne vytvorené tímom informačných technológií alebo poskytované konzultantmi SAP.
Postupujte podľa celej transakcie, ktorú chcete zaznamenať, a overte, či sa položky už vykonali automaticky. SAP uchováva informácie pre všetky moduly v jednej databáze, ktorá umožňuje súčasne aktualizovať rôzne informácie v reálnom čase. Napríklad výrobné plány sú riadené predajnou činnosťou a účtovné záznamy sa automaticky uskutočňujú ako výsledok výroby a predaja.
Predtým, než sa pokúsite zaznamenať akékoľvek záznamy, oboznámte sa s konkrétnou verziou vašej spoločnosti. SAP obsahuje niekoľko rôznych modulov. Nie všetky spoločnosti používajú každý modul, čo môže ovplyvniť spôsob vytvárania záznamov. Moduly zahŕňajú prácu vo vrstvách a účtovné moduly zahŕňajú finančné účtovníctvo a riadenie. Zahŕňa automatické vykazovanie a správu splatných a prijateľných účtov spolu s ďalšími účtami účtovnej knihy definovanými v účtovnej osnove organizácie. Záznamy denníka sa automaticky ukladajú, keď sa do systému vkladajú platby a platby. Riadiaci modul riadi tok nákladov a príjmov spoločnosti, pričom aktualizácie sa dejú automaticky. Medzi ďalšie moduly patrí správa aktív, plánovanie projektov, pracovný tok, ľudské zdroje, riadenie materiálov, plánovanie výroby a predaj a distribúcia.
Pochopte, že niektoré návody môžu byť trochu všeobecné. Modul finančného účtovníctva je typicky konfigurovaný tak, aby vyhovoval potrebám konkrétnej spoločnosti. Každá spoločnosť má vlastnú jedinečnú účtovnú schému, oddelenia a nákladové strediská. Navyše, nie každá spoločnosť používa rovnaké typy funkcií v softvéri. Niektoré firmy môžu napríklad mať predaj na vývoz, čo by zahŕňalo vytvorenie účtov exportných zákazníkov a pridanie nového účtu výnosov, aby sa konkrétne sledovali príjmy z predaja na vývoz. Implementačný tím spoločnosti SAP, či už zamestnaný spoločnosťou alebo pracuje ako externý konzultant, by mal poskytovať konzultácie a školenia pre každý modul SAP.
Skontrolujte zdroje online pre všeobecné návody a informácie. Online zdroje poskytujú konzultácie pre účtovníctvo a iné moduly, hoci môžu byť zamerané na iný typ podnikania. Napríklad Univerzita Scranton poskytuje on-line tutoriál pre finančné účtovníctvo a kontrolné moduly spolu s ďalšími modulmi SAP.
