Riadenie zmien sa zameriava na zmeny, s ktorými sa stretávajú členovia organizácie počas prechodu na podnikanie. Aby bolo riadenie zmien hladko dokončené, musia byť zavedené nástroje, procesy a plány na zmiernenie možných problémov a očakávaných problémov. Plán projektu pre riadenie zmien je nevyhnutný. Bez plánu pomôcť zamestnancom prechádzať na svoje nové úlohy, zamestnanci sa budú cítiť zmätení a nepripravení a potenciálne by to mohlo byť ovplyvnené celkovým podnikaním.
Vymenujte tím na riadenie zmien. Môžu to byť členovia vašej organizácie alebo externí konzultanti, ktorí sú oboznámení s procesom riadenia zmien. Tento tím by mal zahŕňať minimálne osobu, ktorá je oboznámená so všetkými oblasťami vašej organizácie, ako aj odborník na riadenie zmien. Tento tím musí byť pripravený vysvetliť plánované zmeny organizácie, zmierniť problémy, ktoré vzniknú počas prechodu a určiť úspešnosť prechodu, keď je zmena ukončená.
Analyzujte plán, ktorý vaša spoločnosť vymedzila, aby prešla zo súčasnej organizačnej štruktúry na plánovanú organizačnú štruktúru. Rozhodnite, koľko krokov sa vyžaduje. Často spoločnosť nemôže ísť priamo z jednej organizačnej štruktúry do druhej; plán musí byť implementovaný krok za krokom.
Vaša spoločnosť napríklad chce prejsť z organizácie, ktorá je rozdelená regiónom na organizáciu, ktorá je rozdelená na oddelenie.V tejto dobe každá miestna kancelária riadi vlastný marketing, predaj a výrobu. Cieľom spoločnosti je rozdeliť spoločnosť na tri kompletné integrované oddelenia: marketing, predaj a výrobu. Spoločnosť môže začať integrovaním marketingu, po ktorom nasleduje predaj a výroba. Tento postupný prechod je menej rizikový a menej ohromujúci ako prechod na všetky tri oddelenia naraz.
Vytvorte komplexný komunikačný plán. Určte, ako môžu byť všetci zamestnanci spoločnosti informovaní o nadchádzajúcich zmenách. Bez riadnej komunikácie zamestnanci nemusia vedieť o zmene a podľa potreby nemusia vhodne prechádzať.
Vytvorte časovú líniu kľúčových zmien, ku ktorým dôjde počas procesu riadenia zmien. Musí to byť detailné a musí obsahovať veľké a malé detaily. Časová os zahŕňa položky ako:
- Komunikujte plánované zmeny s organizáciou
- Stretnite sa s členmi marketingového tímu, aby ste vysvetlili, ako sa ich zodpovednosť zmení
- Navrhnite a nainštalujte nové kancelárske usporiadanie pre marketingových zamestnancov
- Zamestnanci prechodného marketingu na svoje nové pracovné miesta (3-dňové obdobie)
- Zoznámte sa s marketingovými zamestnancami, aby ste sa obrátili na akékoľvek otázky
- Držte týždenné telekonferencie a diskutujte o akýchkoľvek obavách, ktoré vzniknú
Vymenujte potenciálne obavy a problémy, ktoré môžu vzniknúť počas procesu zmeny. To zahŕňa nespokojnosť zamestnancov, zmätok zamestnancov a zastavenie každodenných pracovných procesov. Vytvorte pohotovostný plán pre každé potenciálne neúspešné riešenie.
Zostavte všetky informácie o riadení zmien do správy, ktorú chcete predstaviť vedeniu tímu vašej spoločnosti. Pripravte sa na otázky alebo navrhnuté zmeny manažmentového tímu. Buďte pripravení obhajovať vaše návrhy a akceptujte skutočnosť, že všetky vaše plány riadenia zmien nemusia byť prijaté vedením. Ak sú potrebné zmeny, upravte plán projektu pre zmenu tak, aby zahŕňal všetky revízie.
Diskutujte o nadchádzajúcich zmenách s každým miestnym riadiacim tímom v rámci organizácie po získaní súhlasu vrcholového manažmentu, ale pred oficiálnym vykonaním zmien. Predložte každému manažérovi správu o zmenách, ktoré ovplyvnia jeho oddelenie, aby mohol vysvetliť zmeny jeho tímu. Požiadajte každého manažéra, aby hlásil akékoľvek možné obavy, ktoré by mohli byť prehliadnuté, aby bolo možné ich riešiť, a ak je to potrebné, upraviť alebo zmeniť plán riadenia zmien.
Tipy
-
Buďte pripravení vykonať úpravy vášho plánu riadenia zmien. Najmä pri veľkej organizačnej zmene sa pravdepodobne vyskytnú problémy. Uistite sa, že máte pohotovostný plán pre všetky zmeny s vysokým rizikom.
Výstraha
Nepresúvajte zmenu. Aj keď zmena môže byť prínosom pre organizáciu a príliš rýchla zmena môže zastrašiť a zamieňať zamestnancov a iných zainteresovaných strán.
