Spôsob, akým informujete zákazníka, že mu už nebudete slúžiť, môže spôsobiť alebo poškodiť reputáciu vašej firmy. Zákazníci môžu ľahko vyjadriť svoje názory na vás a vašu spoločnosť na internete, takže aj keby bol neustále hrubý alebo náročný, musíte oznámiť svoje posolstvo bez neúcty. Napísanie listu zákazníkovi je najlepší spôsob, ako prelomiť novinky, pretože vám dáva čas premýšľať o tom, čo povedať, a šetrí zákazníka z trapnej verejnej scény.
Obráťte sa na zákazníka a napíšte, že od dnešného dňa vaša spoločnosť už nebude môcť slúžiť. Použite jednoduchý, jasný a pevný jazyk, aby zákazník pochopil, že toto rozhodnutie je konečné a nie je otvorené na rokovanie, argumentáciu alebo prosbu.
Spýtajte sa dôvodu, prečo ste sa rozhodli tým, že sa sústredíte na pozitíva v situácii namiesto negatívov. Použite všeobecný dôvod, namiesto toho, aby ste sa dostali k špecifikám. Napríklad, ak necháte zákazníka odísť, pretože je verbálne zneužívajúci voči vašim zamestnancom, nepíšte, že je hrubý. Namiesto toho povedzte, že vaša spoločnosť nie je schopná uspokojiť svoje potreby a že by jej lepšie slúžila iná spoločnosť. V skutočnosti, "potreby" zákazníka zahŕňajú jeho trvalo vytrvalý postoj, ale necháte ho, aby si myslel, že ste toto rozhodnutie urobili v súlade s jeho najlepšími záujmami.
Ako alternatívu použite konkrétnejší obchodný dôvod. Môžete napríklad klientovi povedať, že vaša zákaznícka základňa rastie tak rýchlo, že už nie ste schopní poskytovať kvalitné služby všetkým vašim zákazníkom a v dôsledku toho musíte nechať nejaké ísť. Ak potrebujete dať odísť náročnému klientovi, ktorý zaberá príliš veľa času, povedzte, že nemôžete splácať čas potrebný na splnenie jeho očakávaní.
Ponúknite nejaké usmernenie alebo aspoň najlepšie priania. Môžete napríklad dať zákazníkovi odkaz na inú miestnu firmu, ktorá poskytuje podobnú službu ako vaša. To funguje obzvlášť dobre, ak ste rezanie zákazníkov, pretože vaše malé podniky nemôžu držať krok s dopytom. Zákazníci budú lepšie porozumení, ak sa zdajú byť ochotní pomôcť im nájsť náhradu. Ak necháte zákazníka ísť z dôvodu jeho chabého postoja, neodkáže ho na súťažiacich, pretože by s nimi nemali riešiť ani jeden. V takýchto prípadoch jednoducho uzavrite svoj list tak, že poviete niečo ako: "Želám vám to najlepšie."
