Či komunikácia so zamestnancami, predajcami alebo zákazníkmi, zabezpečujúca, že produkujete efektívne správy, je pre úspech vášho podnikania veľmi dôležitá. Aby ste sa uistili, že vaša obchodná komunikácia je na cieli, mali by ste sa uistiť, že obsahuje päť charakteristík, ktoré sú spoločné pre najefektívnejšie správy.
Jasný účel
Efektívne správy obsahujú jasný cieľ informovať, presvedčiť alebo spolupracovať so zamýšľaným publikom. Správa by mala byť navrhnutá podľa úrovne porozumenia publika, potenciálnej reakcie a vzťahu s skladateľom. Vo všeobecnosti je najlepšie zahrnúť do každej správy iba jednu hlavnú myšlienku, pokiaľ nejde o úzko súvisiace problémy, ktoré je potrebné riešiť spoločne. Zásadný význam pri obchodnej komunikácii pomôže tiež určiť médium použité na doručenie správy.
Vhodné kanály
Je tiež dôležité vybrať vhodný kanál na doručenie správy. Komunikáciu prostredníctvom e-mailu môžete použiť na doručenie veľkému publiku, pričom komunikácia tvárou v tvár je vhodnejšia pre menšie skupiny. Formálna komunikácia, ktorá potrebuje dokumentáciu, ako napríklad hodnotenie zamestnancov alebo zmeny politiky, bude najlepšie v písomnej forme. Je na odosielateľovi, aby zistil, ktorá z nich je najvhodnejšia pre konkrétnu správu. Napríklad, videoprezentácia, ktorá oznamuje spoločenskú spoločnosť, je kreatívnym a zábavným spôsobom, ako vzrušovať zamestnancov, kým používanie videa na ohlásenie smrti v rodine generálneho riaditeľa môže prísť ako na necitlivosť. Médium by malo dopĺňať, nesmie narúšať účel správy.
Správne fakty
Podniková komunikácia si vyžaduje vysokú presnosť pri oznamovaní informácií. Medzi charakteristiky efektívnych obchodných správ patria jasné termíny, fakty, zdroje a plány, ktoré by sa mali skontrolovať z dôvodu úplnosti a zrozumiteľnosti. Efektívne správy sú tiež bez žargónu, slangu a "firemného hovoru". Napríklad namiesto toho, že "spoločnosť využíva prémiové príležitosti na rozšírenie stratégií", zjednodušuje to tým, že "náš tím využíva najlepšie zdroje na to, aby pomohol nášmu podnikaniu rásť".
Kompletné správy
Písomná a ústna komunikácia bude účinná len vtedy, keď sú jej správy úplné. Firemné správy, ktoré uvádzajú iba časť príbehu, sú spôsobilé zamieňať príjemcov a nezabudnúť na ich zamýšľanie. Dobrým testom je opýtať sa, či nejaká správa odpovedá na všetky nasledujúce otázky: kto, čo, kedy, kde, prečo a ako. Jediný spôsob, ako môžu zamestnanci, dodávatelia alebo obchodní partneri konať na základe správy, je ich plný rozsah.
Kreatívne vlastnosti
Bez ohľadu na to, či je obchodná komunikácia určená pre rizikových kapitalistov alebo bezpečnostný personál, ľudia venujú pozornosť iba tým, čo ich zaujímajú. Najefektívnejšie správy sú krátke, pútavé a na mieste. Väčšina ľudí nebude nájsť všetky správy zaujímavé, takže efektívne zasielanie správ v obchodnej komunikácii by malo zahŕňať trochu kreativity. Zhrnutie a kondenzovanie správ zvýši šancu, že sa budú čítať, zatiaľ čo zdôrazňovanie myšlienok veľkého záujmu povzbudí spätnú väzbu a akciu.
