Písomné smernice pre zamestnancov sú často užitočné ako slovné pokyny. List, ktorý obsahuje podrobnosti o nových pravidlách alebo postupoch, poskytuje zamestnancom dokument na budúce použitie. Okrem toho, že im pomáhali zapamätať si, ako postupovať podľa nového postupu, spĺňa smernicu zákonnú povinnosť poskytovať oficiálne oznámenie o novej politike poverenej zákonom. Napríklad začiatkom roka 2011 mnohé mestá zavádzajú zákaz fajčenia, ktorý ovplyvňuje podnikanie v oblasti. Je zodpovednosťou zamestnávateľa informovať pracovníkov o tom, ako dodržiavať novú politiku fajčenia.
Vložte hlavičkový papier spoločnosti do tlačiarne. Táto smernica je oficiálne oznámenie a hlavičkový papier posilní formálnu povahu informácií.
Zadajte celý dátum. Musíte vždy zahrnúť dátum do smernice, pretože stanovuje čas oznámenia. Preskočiť riadok.
Zadajte meno príjemcu a jej adresu, ak smernica ide len na jednu osobu. Ak ide o priamy list pre všetkých zamestnancov, vynechajte meno a adresu.
Zadajte slovo "vážení zamestnanci", za ktorým nasleduje dvojbodka, ak ide o list všetkých zamestnancov. Zadajte konkrétny názov, ak ide o jednu osobu.
Začnite písmeno s priamym vyhlásením o tom, aké sú pokyny. Uveďte príslušné podrobnosti o pravidlách alebo postupoch, ako napríklad o tom, kedy nadobudne účinnosť a na koho sa to vzťahuje.
Uveďte kroky na dokončenie úlohy alebo dodržiavanie nových pravidiel. Použite jasný a ľahko čitateľný jazyk, ktorý môžu zamestnanci sledovať.
Vysvetlite, ako táto nová politika prinesie prospech príjemcovi a ďakujem za spoluprácu. Vysvetlite, čo sa stane, ak sa zamestnanec rozhodne nedodržať smernicu.
V poslednom odseku uveďte všetky vhodné termíny alebo kontaktné informácie. Opíšte metódu hodnotenia súladu zamestnancov, ak je to vhodné. Ponúknite odpoveď na akékoľvek otázky, ktoré môžu mať príjemcovia.
Zatvorte písmeno napísaním úctivého zatvárania a zadaním celého mena a názvu. Prihláste nad zadané meno.
Dajte inému nadriadenému, aby ste si prečítali list, aby ste sa uistili, že ste nezmeškali žiadne informácie.
Posielajte písmeno (písmená). Ak je smernica výsledkom zmeny zákona, zvážte požadovanie potvrdenia podpisu od príjemcu (príjemcov), aby ste preukázali, že smernica bola prijatá.
