Tabuľky sú obľúbeným nástrojom v kancelárii a môžu sa tiež hodiť aj doma. Či už potrebujete podrobný rozpis a automaticky spočítať náklady na svadbu, vytvoriť faktúru pre svojho klienta na voľnej nohe alebo vytvoriť súbor finančných výkazov pre vašu firmu, tabuľky sú na túto úlohu.
Ak chcete používať niektoré z pokročilejších funkcií, môže existovať krivka učenia, ale akonáhle pochopíte, ako pracovné tabuľky fungujú a ich schopnosti, uvidíte, že ich používanie je takmer nekonečné.
Čo je hárok?
Tabuľka je elektronický dokument, ktorý používa riadky a stĺpce na ukladanie a manipuláciu s údajmi. Jedná sa o digitálny softvérový pracovný hárok modelovaný po papierovej podobe kancelárskeho papiera. Riadky a stĺpce tvoria bunky, ktoré obsahujú samostatné údaje. Môžete použiť tabuľky na vykonávanie matematických výpočtov a iných manipulácií s údajmi, ktoré zadáte.
Mnoho ľudí tiež používa tabuľky na zaznamenávanie a ukladanie údajov s viacerými atribútmi. Napríklad meno osoby, údaje o jej adrese, názov spoločnosti, pre ktorú pracuje, jej titul a obchodný vzťah môžu byť použité pre databázu prehliadania predaja.
Môžete triediť údaje v tabuľke a vykonať na nej rôzne typy analýz. K údajom môžete použiť aj rôzne vzorce a funkcie. Tabuľky ponúkajú možnosť usporiadať informácie a použiť ich ako základ na vytváranie tabuliek, grafov a grafov na analýzu.
Prečo používať tabuľku?
Jedným z najpopulárnejších dôvodov pre použitie tabuliek je uloženie, zaznamenávanie a tlač dát. Je jednoduché usporiadať a zoradiť dáta pomocou tabuľky a kvôli rozloženiu s riadkami a stĺpcami buniek môžete kedykoľvek kliknúť na ľubovoľnú aktualizáciu informácií bez toho, aby ste sa museli obávať neviditeľných priestorov, návratov alebo kariet, ako by ste v niektorých iných programoch ako napríklad textový procesor.
Môžete automatizovať rôzne funkcie na spúšťanie výpočtov, vyhľadávanie určitých položiek alebo vytiahnutie informácií o aktualizáciách z iných programov alebo z webu. Napríklad, účtovníci môžu každý mesiac pridávať nové tabuľky do svojich tabuliek a použiť jednoduchý vzorec "sumy" na automatické aktualizovanie súčtu údajov.
Tabuľky ponúkajú rýchly a jednoduchý spôsob zobrazovania údajov a zdieľanie s ostatnými. Môžete zadať údaje alebo ich skopírovať z iného programu a vložiť ich do tabuľky, uložiť súbor a ľahko ho poslať e-mailu niekomu inému. Pracovníci úradu môžu uložiť tabuľku v sieti svojich kancelárskych počítačov, aby umožnili iným ľuďom otvoriť súbor a aktualizovať jeho rôzne časti.
Tabuľky ponúkajú možnosť ukladať veľké množstvo údajov na jednom mieste, pretože súbor tabuľky obsahuje viac ako jeden hárok. Každá karta súboru sa nazýva pracovný hárok a súbor sa nazýva zošit. Môžete uložiť finančné informácie formátované do účtovnej závierky pre malé firmy a použiť iný tabuľku pre každý mesiac v roku. Potom môžete pridať ďalšiu kartu, ktorá používa prepojenia na zhrnutie a doplnenie všetkých údajov do ročného čísla.
Ako používať program Google Excel
Aplikácia Excel je názov produktu tabuľkového procesora balíka Microsoft Office, ale môžete ho použiť so službou Google, namiesto použitia aplikácie tabuľkového procesora Google. Jednou z najväčších výhod použitia programu tabuľkových procesorov Microsoft Excel v rámci aplikácie Google Disk Google je, že môžete pracovať v tabuľkách programu Excel online.
Pomocou balíka Microsoft Office, ak nemáte predplatné služby Office 365 online, budete mať prístup k súborom tabuľkového procesora programu Excel iba z pevného disku alebo z priečinka sieťového súboru vášho počítača. Ak chcete pracovať v tabuľkách programu Excel v rámci jednotky Google, môžete tiež konvertovať tabuľku programu Excel na súbor Tabuľky Google. Ak odovzdáte súbor programu Excel na ukladanie na Disku Google a pokúsite sa ho otvoriť, uvidíte statický dokument, ktorý vám nedovolí vykonať žiadne zmeny.
Spoločnosti Microsoft a Google však zlepšili svoju schopnosť pracovať spoločne v súboroch balíka Microsoft Office v rámci spoločnosti Google. Môžete nainštalovať doplnok Microsoft Office pre Microsoft Office nachádzajúci sa v službe Google Play. Po nainštalovaní doplnku pri otvorení aplikácií balíka Microsoft Office sa zobrazí rozbaľovacia ponuka s názvom Disk Google, ktorá vám poskytne rôzne možnosti na otvorenie, úpravu a ukladanie súborov balíka Microsoft Office. vo formáte Microsoft Office, keď ich uložíte na disk Google.
Ak chcete získať doplnok, vykonajte vyhľadávanie online v prehliadači pre zásuvný modul služby Disk Google pre program Microsoft Office. Budete požiadaní o stiahnutie "_driveforoffice.exe "súbor a postupujte podľa jednoduchého inštalačného procesu.
Ako používať tabuľky Google
Ak chcete vytvoriť tabuľku v Tabuľkách Google, uistite sa, že ste sa prihlásili do svojho účtu Google, otvorili kartu prehliadača, prejdite na stránku drive.google.com alebo sheets.google.com a vytvorte nový dokument Tabuľky.
Po navigácii na Disk Google pomocou panela s ponukami na ľavej strane obrazovky alebo červeného tlačidla "+" v pravom dolnom rohu obrazovky vytvorte nový dokument Dokumenty a budete pripravení začať používať tabuľkový procesor. Funkcia Tabuľky Google vám umožňuje jednoducho spolupracovať s inými ľuďmi online po odoslaní odkazu do tabuľky. Niekoľko ľudí môže aktívne pracovať v súbore naraz a môžete vidieť, kto je v súbore, a dokonca aj to, na ktorej tabuľke tabuľky a bunky, na ktorých pracujú. V tabuľkách môžete použiť aj ďalšie integrované nástroje spoločnosti Google, napríklad prekladanie textu do tabuľky, pomocou vzorcov na automatické získanie údajov o cenách cien zo stránok online a importovanie iných typov údajov priamo z webových stránok do tabuľky.
Tabuľky Google ponúka predpripravené šablóny na rôzne účely, ako je rozpočet, externá faktúra, firemné účtovné závierky, tracker projektu, graf Ganttov, plán pracovných zmlúv, databáza predajných kontaktov a ďalšie. Tieto a ďalšie šablóny môžete nájsť aj v programoch Microsoft Excel a iných tabuľkových procesoch. Jednou z výhod tabuľky Google je, že vaša práca sa automaticky ukladá každých pár sekúnd. Ak používate program tabuľkového procesora programu Excel, máte možnosť automaticky ukladať, ale nie je to predvolená funkcia a môžete stratiť prácu, ak si často svoju prácu často neukladáte.
Základné funkcie tabuľkového procesora
Základné funkcie tabuľky zahŕňajú ukladanie troch typov údajov, ktorými sú text, čísla a vzorce alebo funkcie. Väčšina ľudí používa tabuľky na vykonávanie základných matematických výpočtov, ako je pridanie, odčítanie, násobenie a rozdelenie ich údajov. Môžete tiež ukladať riadky údajov s niekoľkými atribútmi, napríklad názvom a adresou.
Tabuľky majú spravidla veľa riadkov na prispôsobenie veľkého množstva údajov s maximálnym počtom dvoch miliónov buniek pozostávajúcich z mnohých stĺpcov a riadkov, ktoré potrebujete až do tohto limitu. Najnovšia verzia programu Microsoft Excel v súčasnosti ponúka 1,048,576 riadkov a 16,384 stĺpcov na ukladanie údajov.
Údaje tabuľkových tabuliek je možné skopírovať ako tabuľky a vložiť do iných programov, ako je napríklad textový procesor alebo program prezentácie, a vytvoriť rôzne plány na účely analýzy, reportovania a prezentácie. Formáty údajov môžete formátovať aj pomocou farieb, riadkov, textových polí, obrázkov a mnohých ďalších funkcií, aby ste upozornili na určité časti vašich údajov alebo na plán tabuľkových hárkov.
Čo sú funkcie rozšíreného tabuľkového procesora?
V závislosti od toho, či používate tabuľky Google, program Microsoft Excel alebo iný tabuľkový procesor, budete mať prístup k mnohým pokročilým funkciám, ktoré vám pomôžu vybudovať všetky typy modelov na spracovanie a analýzu údajov.
Napríklad môžete použiť tabuľky na vykonávanie štatistických regresných analýz, modelovanie diskontovaných peňažných tokov a mnoho ďalších cvičení. Môžete vytvoriť zošit s niekoľkými tabuľkami v ňom, ktoré obsahujú údaje o finančných výkazoch za každý mesiac roka. Potom môžete vytvoriť ďalší tabuľkový proces v rovnakom zošite alebo novom zošite, ktorý predpokladá rast podnikania, rast predaja, percentuálne zmeny nákladov a iné predpoklady. Pomocou vzorcov a odkazov môžete vytvoriť predpokladaný finančný výkaz, ktorý sa automaticky aktualizuje vždy, keď zmeníte predpoklady na karte predpokladov tabuľky.
Môžete použiť množstvo rôznych automatických vzorcov a funkcií vrátane vzorcov "if / then", ktoré vám umožňujú povedať, či je splnená podmienka "X", potom vykonajte funkciu alebo vzorec "Y". Môžete dokonca zablokovať tieto príkazy if / then a Microsoft Excel dokáže spracovať až sedem if / then vyhlásení vnorených do seba navzájom, čo znamená, že môžete mať až sedem podmienených funkcií, ktoré sú závislé na sebe, automaticky aplikované na vaše dáta.
Niektoré programy tabuľkových procesorov ponúkajú makroregistory, ktoré umožňujú zaznamenávať rôzne kroky rutinného procesu, ako je napríklad formátovanie tabuľkových procesov alebo zadávanie určitých typov údajov bez toho, aby ste museli vedieť Visual Basic alebo iný programovací jazyk. V budúcnosti namiesto vykonávania skutočných funkcií v tabuľke môžete použiť klávesové skratky a proces sa automaticky vykoná, pretože tieto kroky boli uložené vo forme makra.
Tabuľky ponúkajú funkcie ako "hľadanie cieľa", ktoré umožňuje opakovať vzorce a vyriešiť ich pre určité definované odpovede a zodpovedajúcim spôsobom zmeniť vstupy. Ak máte k dispozícii veľké množiny údajov, niektoré funkcie vám umožňujú identifikovať a odstraňovať duplicity, triediť a filtrovať údaje, konsolidovať ich, medzisúčtovať, zaradiť ich a vyhľadávať hodnoty údajov vertikálne alebo horizontálne a vrátiť ich do novej tabuľky, Toto sú len niektoré príklady množstva pokročilých funkcií, ktoré tabuľky ponúkajú.
Tabuľky oproti databázovým programom
Mnoho ľudí používa tabuľky na ukladanie riadkov údajov a možno by ste sa zaujímali, prečo by ste nemali používať iba databázový program, ako je napríklad Microsoft Access, aby ste uložili dáta namiesto použitia tabuľky. Kým databázové a tabuľkové programy môžu ukladať riadky údajov s viacerými atribútmi, každý má svoje silné stránky.
Excel, Tabuľky Google a ďalšie tabuľky ukladajú údaje so záhlavím rovnakým spôsobom ako databázový program. Avšak s tabuľkovými údajmi môžete automaticky robiť automatické výpočty vzorcov alebo manuálne výpočty údajov. Tabuľky sa tiež jednoducho používajú a môžete začať zadávať a pracovať s vašimi údajmi hneď namiesto toho, aby ste museli nastaviť databázu tak, ako by ste v programe ako Access. S tabuľkami môžete tiež ľahko vytvárať grafy a grafy založené na vašich údajoch.
Na druhej strane databázy majú tendenciu byť stabilnejšie. S tabuľkovými údajmi je možné omylom vymazať bunku, riadok alebo stĺpec údajov, ak nevenujete pozornosť, čo je v rámci databázového programu oveľa ťažšie. Navyše, ak máte veľké množstvo dát, mohli by sa stali nezvládnuteľnými v tabuľkovom procesore, kde sú databázové programy špeciálne navrhnuté na správu tisícov a dokonca miliónov riadkov dátových záznamov. Keď potrebujete neustále aktualizovať prvky každého riadku záznamov údajov alebo vykonávať rôzne typy triedenia a vytvárania prehľadov, databázový program môže mať väčší zmysel ako tabuľkový procesor.
