Požiadavka na obchodnú žiadosť môže byť efektívnym spôsobom, ako požiadať o platbu, vyhľadávať cenové ponuky alebo odhady alebo požadovať informácie. Profesionálne písané písmená sú špecifické, podrobné a podrobné. Poskytujú tiež všetky informácie, ktoré musí príjemca vyhovieť žiadosti včas a presne.
Použite profesionálne formátovanie a jazyk
Požiadavka na obchodnú žiadosť by mala byť napísaná na hlavičke spoločnosti a pochádzať od jednotlivca alebo oddelenia, ktoré žiadosť podalo. Napríklad list potenciálnemu uchádzačovi o zamestnanie, ktorý požaduje dodatočné informácie, by mal pochádzať z personálneho alebo manažérskeho náboru, zatiaľ čo žiadosť o odber vzoriek by mala pochádzať od vedúceho nákupného oddelenia. Postupujte podľa tradičného formátovania obchodných listov a používajte formálny jazyk na vyjadrenie profesionálneho obrazu. Napríklad, "Drahá pani Smithová."
Dostaňte sa do bodu
Napíšte otvor, ktorý čitateľovi povie, čo potrebujete priamo od netopierov. Napríklad "Váš účet je 90 dní po termíne splatnosti a vyžaduje okamžitú akciu", alebo "Váš životopis je impozantný a rád by som vidieť odporúčacie listy, ako aj prepisy v škole." nadbytočné informácie, ktoré sa dostanú k vášmu bodu.
Byť špecifický
Uveďte všetky informácie, ktoré príjemca potrebuje na splnenie vašej žiadosti, ako napríklad referencia objednávky alebo čísla účtu alebo kópie zmlúv alebo pravidiel. Referenčné prílohy alebo prílohy v tele vášho listu. Napríklad: "Ako uvidíte v priloženej kópii pôvodnej dohody, doručenie produktu je naplánované na prvý pondelok každého mesiaca. Toto je žiadosť o zmenu tohto dátumu na tretí pondelok každého mesiaca."
Urobte svoju požiadavku
Podrobte presne to, čo sa chcete stať ďalej, takže nie je priestor na nedorozumenie od príjemcu. Napríklad: "Vaša faktúra musí byť zaplatená v plnej výške do 15. júna 2015 alebo budeme nútení prerušiť poskytovanie služby." Uľahčte sa dodržiavaním priloženej pečiatky s vlastnou adresou, odkazom na stránku s možnosťou platby na webovej stránke spoločnosti, poštový štítok alebo vašu úplnú poštovú adresu.
E-mailová žiadosť o listy
Zatiaľ čo rovnaký základný prístup sa vzťahuje aj na e-mailové a pravidelné poštové listy, existuje niekoľko rozdielov, ktoré treba poznamenať. Použite svoje firemné logo a elektronický podpis a dodržiavajte všetky ostatné formálne obchodné listové písomné formality. Vyžiadajte si potvrdenie o vrátení a overte, či príjemca dostal vašu korešpondenciu.
Uchovávať záznamy
Vytlačte si kópiu listov s požiadavkou na vlastné použitie. Toto je obzvlášť dôležité, ak píšete písmená zberu. V prípade, že dlh musí byť prevzatý na inkasnú agentúru alebo advokáta, budete mať stopu na papieri naznačujúcu, čo ste urobili na vyzdvihnutie dlhu k dnešnému dňu.
