Riešenie obchodného listu správne je dôležité, aby sa objavil ako profesionálny a vytvoriť pevný začiatok listu. Obchodné listy adresované nesprávne ukazujú, že spisovateľ je lenivý alebo nevzdelaný. Obchodný list nie je ako písanie listu priateľovi a malo by sa riešiť inak. Obchodné listy vždy nasledujú vo formáte, ktorý sa dá ľahko replikovať po napísaní jednej alebo dvoch. Uložte obchodný list do počítača a nahraďte informácie a vytvorte šablónu pre budúce písmená.
Napíšte adresu odosielateľa a adresu prijímateľa v 12-bodovom písme v ľahko čitateľnom type písma, ako je Times New Roman. Programy ako Microsoft Office ponúkajú sprievodcu písmenami a šablóny so správnym formátovaním V programe Microsoft Office 2010 vyberte tlačidlo "Súbor" a potom kliknite na tlačidlo "Nové" a buď vytvorte nové písmeno alebo otvorte šablónu.
Na písanie listu použite hlavičkový papier spoločnosti, ktorý obsahuje vaše meno a adresu. Ak nie je k dispozícii hlavičkový papier, napíšte svoju úplnú adresu zarovnanú vľavo v hornej časti písmena vrátane poštovej adresy, mesta a PSČ.
Napíšte dátum dva palce hore, zarovnaný doľava. Ak používate hlavičkový papier spoločnosti, dátum sa objaví pod hlavičkou. Ak zadáte svoju adresu, dátum sa nachádza priamo pod vašou adresou. Ak napíšeme list o niekoľko dní, napíšte dátum, kedy bol list dokončený. Napíšte mesiac a uveďte rok. Napríklad list napísaný 30. júna 2009 bude z 30. júna 2009.
Napíšte adresu príjemcu pod dátum, vľavo odôvodnený. Zahrňte konkrétny názov a meno osoby, ktorú píšete. Napíšte adresu vo formáte US Postal Service.
Napíšte pozdrav pod adresou. To je zvyčajne Vážení (osoba, ktorá sa používa na adrese). Napíšte meno osoby len vtedy, ak ho dobre poznáte, inak používajte pána, pani, pani alebo doktora Ak si nie ste istí pohlavím osoby, napíšte iba meno a priezvisko osoby. Použite slovo "na koho sa to môže týkať" ako pozdrav, ak nemáte pre príjemcu konkrétny názov. Použiť dvojbodku po pozdrave.
