Záujemný list je oficiálna dohoda o poskytnutí materiálnej podpory podnikateľskej, neziskovej alebo výskumnej organizácii. Listy záväzkov v obchodnom svete zvyčajne vymedzujú sľuby na poskytnutie finančných prostriedkov alebo pôžičiek, zatiaľ čo tie, ktoré sú určené neziskovým organizáciám, vo všeobecnosti predstavujú záväzky týkajúce sa spolupráce, partnerstiev alebo iných foriem materiálnej podpory. Bez ohľadu na to, či sa zaväzujete financovať podnikanie alebo podporovať neziskovú komunitnú skupinu, musíte zabezpečiť, aby váš záväzný list - ako každá závažná časť obchodnej korešpondencie - bol stručný, jasný a diplomatický.
Skontrolujte svoje informácie. Váš záväzný list načrtne všetky predtým odsúhlasené podrobnosti o vašej podpore (napríklad sumy peňazí, ktoré sa majú požičať, plány a pohotovostné plány), preto sa uistite, že všetky vaše relevantné informácie sú aktuálne. Váš list by mal obsahovať len termíny, na ktorých sa dohodli obe strany. Nepoužívajte písmeno na pridanie alebo zmenu podmienok.
Identifikujte základné podmienky vašej dohody. Pri otvorení vášho listu by ste mali identifikovať vás a všetky ostatné strany, ktoré sa zúčastňujú na dohode, ako aj základné podmienky a ciele vášho záväzku. Ak splávate prostriedky na projekt alebo firmu, zadajte sumy. Ak sa zaväzujete k inej podpore alebo spolupráci, stručne popíšte druh podpory, ktorú poskytnete.
Uveďte svoje úlohy a zodpovednosti v dohode. Byť špecifický. Povedzte presne, aká je vaša úloha a popíšte svoju škálu zodpovednosti. Ak poskytujeme finančné prostriedky, popíšte plány platieb, ako aj pohotovostné plány v prípade, že nemôžete splniť svoj záväzok. Ak dokončíte záväzok k neziskovej alebo výskumnej spolupráci, opíšte svoje presné zodpovednosti (napríklad služby alebo zariadenia, ktoré plánujete poskytnúť) a úlohu, ktorú vy alebo vaša organizácia bude hrať v spolupráci.
Majte svoj list jasný a stručný. Niektoré zdroje naznačujú, že komerčné úmysly sú obmedzené na jednu stránku. V niektorých prípadoch môžu byť účinné písmená tak krátke ako jeden odsek.
Buďte srdeční. Ak píšete list záväzkov voči neziskovým organizáciám, majte na pamäti, že váš list môže byť videný inými agentúrami, ktoré túto organizáciu podporujú alebo monitorujú, preto uistite sa, že objasnite svoje dôvody, prečo chcete pracovať s touto skupinou.Spomeňte si aj akúkoľvek predchádzajúcu spoluprácu so skupinou. Tým sa posilní váš obraz a obraz vašich spolupracovníkov v očiach iných podporovateľov neziskovej organizácie, ako sú subjekty poskytujúce grant.
