Účtovné zásady a postupy nie sú to isté, hoci pracovníci v kancelárii často zamieňajú tieto dve. Účtovné zásady predstavujú usmernenia alebo pravidlá, ktoré definujú, čo účtovné oddelenie očakáva v danej situácii. Vytváraním zásad účtovné oddelenie zabezpečuje dodržiavanie a dodržiavanie pravidiel a štandardov spoločnosti všetkými dotknutými osobami. Postup predstavuje spôsob, akým rovnica definuje jednotlivé kroky, ktoré zabezpečujú zachovanie účtovných zásad spoločnosti a vnútorné kontroly.
Definujte pravidlá
Keď prídete s účtovnými zásadami a postupmi, ktoré používajú účtovníci a iní v spoločnosti, musíte najprv definovať každé pravidlo alebo smernicu ako individuálnu politiku, ktorú chcete sledovať. Nekombinujte politiky, pretože je to príliš mätúce. Útvary účtovníctva vytvárajú politiku hotovostného toku, politiku úhrady cestovných nákladov, dolnú hotovostnú politiku, politiku splatnosti účtu alebo zásady fakturácie. Politika by mala definovať pravidlo - známe ako čo - a zahrnúť, kto musí dodržiavať a prečo sa musí dodržiavať. Politiky a postupy sú zachované ako samostatné dokumenty.
Napíšte prehľad
Každá zásada musí obsahovať prehľad alebo zhrnutie usmernení alebo pravidiel. Prehľad je najprv s podrobnými informáciami, ktoré obsahujú špecifiká. Napríklad účtovné oddelenie môže mať politiku malých peňažných fondov, ktorá podrobne uvádza, koľko peňazí bude k dispozícii za drobné peniaze, druh nákupu, ktorý pokrýva, a názov osoby, ktorá je zodpovedná za to, že je riadne udržiavaná. Pravidlá nezahŕňajú mená ľudí, ale názov alebo pozíciu v spoločnosti, ktorá je za to zodpovedná.
Vymenujte postupy
Postupy sú krok za krokom, v rámci ktorého sa jednotlivci riadia firemnými pravidlami.Napríklad účtovné oddelenie môže stanoviť pravidlá peňažných tokov, ktoré určujú, koľko prevádzkových peňazí by malo byť k dispozícii vždy a čo sa musí vyskytnúť, ak nie je k dispozícii. Ale aby sme zabezpečili zachovanie politiky, musí niekto v účtovnom oddelení dokončiť zúčtovanie bankových účtov. Proces zosúlaďovania bánk obsahuje podrobné kroky na to, ako robiť zúčtovanie bánk, aby sa zabezpečila dodržiavanie politiky peňažných tokov. Ak chcete napísať postup, načrtnúť každý krok, ktorý sa musí uskutočniť, vrátane názvov ľudí, ktorí dokončia každý krok a čo sa stane v nasledujúcich krokoch.
Počet krokov
Postupy písať v poradí, v akom sa musia tieto kroky vyskytnúť. Napríklad pomocou procesu zosúlaďovania bánk začnite s prvou vecou, ktorá sa musí vyskytnúť, napríklad: bankové výpisy sa majú dať neotvorené účtovníkovi. Zahrňte kroky, ktoré musí správca účtovníctva vykonať predtým, než prejde skutočné odsúhlasenie s iným v účtovníctve. Môže to zahŕňať napríklad rýchly prehľad nekonzistencií kontrol, mená príjemcov platby a ďalšie.
Príručka politiky a postupu
Zahrňte zoznam titulov v oddelení účtovníctva s stručným opisom povinností vykonávaných každou pozíciou v spoločnosti na prednej strane príručky o pravidlách a postupoch. To pomáha vytvárať vnútorné kontroly a zároveň zabezpečuje oddelenie povinností. Napíšte pravidlá na jednotlivé stránky a vytvorte novú stránku alebo súbor stránok pre jednotlivé pravidlá. Každá zmluva má v obsahu obsah vlastnej hlavičky a názvu, aby ľuďom ľahko vyhľadával. Po vykonaní týchto pravidiel zahrňte všetky postupy na svojich stránkach ako zálohy. Obsah môže obsahovať "Politika peňažných tokov" ako hlavný názov s podkapitolami a ich vlastnými stránkami, ktoré zahŕňajú "Odsúhlasenie bánk", "Zosúladenie bankového účtu hlavnej knihy" alebo akékoľvek iné postupy, ktoré sa vzťahujú na túto konkrétnu politiku.
