Externá komunikácia je spôsob komunikácie podniku alebo organizácie s organizáciami mimo organizačnej štruktúry. To sa týka od zákazníkov a klientov, poskytovateľov služieb a obchodných partnerov, subjektov na získavanie finančných prostriedkov a v podstate každého, kto nie je vo firemnej mzde. Dobrá vonkajšia komunikácia je rovnako dôležitá ako dobrá vnútorná komunikácia, takže je potrebné venovať mimoriadnu pozornosť tomu, aby osoby mimo spoločnosti získali rovnakú starostlivosť a rešpekt ako tí, ktorí sú v spoločnosti.
Získajte externú spätnú väzbu. Spätná väzba odkazuje na správy, ktoré spoločnosti podávajú všetky externé zdroje, ktoré poukazujú na silné a slabé stránky vo vašej schopnosti poskytovať služby a produkty. Či sa zákazníci môžu sťažovať, alebo ponúknete prieskumy klientom, ktoré hodnotia vašu výkonnosť alebo použijú inú metódu, spätná väzba poukáže na nedostatky vo vašej komunikačnej schopnosti.
Vyriešte problémy externej komunikácie, ktoré nájdete. Môžete zistiť, že zákazníci majú pocit, že s nimi nie je zaobchádzané s rešpektom, alebo že ich nechávajú prechádzať zástupcovia spoločnosti. Môžete zistiť, že vaša e-mailová služba nesprávne označuje e-maily od klientov ako spam, takže žiadosti a otázky nie sú prijaté. Existujú stovky potenciálnych externých komunikačných problémov. Keď zistíte presne to, čo spôsobuje nesprávnu komunikáciu, môžete pokračovať.
Vytvorte riešenie pre externé komunikačné problémy. Napríklad, ak zákazníci oznámia, že zástupcovia používajú príliš veľa technického žargónu, trénujú zástupcov, aby rozdelili veci čo najjednoduchšie. Ak vaši klienti hlásia, že vaša telefónna služba nefunguje, potom ju opravte a nastavte tak, aby bola čo najjednoduchšia navigácia. Ak zákazníci online chcú získať viac informácií, aktualizujú vaše webové stránky a možno im ponúkajú spôsob, ako sledovať objednávky alebo získať okamžitú pomoc od zástupcu. Akékoľvek riešenie by malo riešiť obavy a predstaviť funkčnú opravu.
Získajte spätnú väzbu na riešenie problému externej komunikácie. Musíte získať pocity tých, ktorí sú postihnutí riešením, aby zistili, či problém vyriešil, či už pre vašich zamestnancov spoločnosti alebo pre externých zástupcov, ktorí sa zúčastňujú procesu externej komunikácie.
