Vnútorné kontroly poskytujú systém kontrol a zostatkov, ktoré zabraňujú úmyselným alebo neúmyselným chybám pri vkladaní údajov, podvodom a krádežiam. Silný systém vnútornej kontroly musí zabezpečiť, aby žiaden jediný zamestnanec alebo skupina zamestnancov neudržiavala príliš veľa kontroly alebo ovplyvňovania peňažných tokov, finančných údajov, zásob a iných obchodných aktív. Segregácia povinností čo najviac je jedným z najlepších spôsobov, ako chrániť vaše podnikanie.
Oddelené nekompatibilné povinnosti
Úplné oddelenie povinností oddeľuje nekompatibilné funkcie - úlohy alebo činnosti, ktoré poskytujú príležitosť jednému alebo viacerým zamestnancom spáchať a skrývať chyby, podvody alebo krádež. Inštitút interných audítorov identifikuje úschovu majetku, oprávnenia a schválenia, zaznamenávanie a vykazovanie ako tri kľúčové kategórie nezlučiteľných povinností. Podľa medziinštitucionálnej dohody by pracovné toky mali zabrániť tomu, aby každá osoba mala prístup aj zodpovednosť za účtovanie finančných a hmotných aktív.
Zabráňte krádežiam a podvodom
Mzdy a nákup sú dve oblasti, ktoré si vyžadujú oddelenie povinností. V mzdovom oddelení zabraňujte zamestnancom duchov - niekoho, kto je zapísaný v mzdovom systéme, ale ktorý nepracuje pre vás - tým, že sa ubezpečí, že osoba zodpovedná za zhromažďovanie a udržiavanie osobných a finančných informácií zamestnancov tiež nespracováva mzdy. Zabezpečte proti neoprávnenému nákupu alebo zvýhodňovaniu predajcu oddelením zadávania objednávok a splnomocnenia.
Znížte chyby
Oddelenie povinností môže pomôcť znížiť neúmyselné chyby, ktoré ovplyvňujú vašu spodnú líniu. Rozhodujúcim príkladom je vymenovanie vedúceho tímu alebo nadriadeného, ktorý by preskúmal a porovnal transakcie s podpornou dokumentáciou, napríklad porovnávanie časových kariet zamestnancov s výkazmi miezd. Rovnako ako povinnosti pri vstupe a udeľovaní oprávnení chrániť pred prípadmi krádeže a podvodu, oddelenie týchto povinností - a vyžadovanie toho, aby osoba, ktorá má poverenie na udelenie oprávnenia, skontrolovať súčty - tiež môže znížiť chyby pri vkladaní údajov.
Úvahy o malých podnikoch
Malé podniky, ktoré majú iba niekoľko zamestnancov alebo na základe prísneho rozpočtu na prenájom, nemôžu vždy dosiahnuť úplnú segregáciu. V tomto prípade sú nevyhnutné zmierňujúce kontroly. Napriek tomu, že kompenzačné kontroly sú skôr "detektívne" než preventívne, môžu poskytnúť primeranú istotu, že oddelenie plní ciele zmierňovania rizika. Napríklad kontrola denných a týždenných správ, pravidelné rotujúce povinnosti, vykonávanie neohlásených spotových kontrol finančných transakcií alebo oznámený počet fyzických zásob a plánovanie dvojročných vnútorných auditov sú všetko dobré detektívne kontroly.
