Požiadavka na rozpočet je obchodný list, ktorý hľadá finančné prostriedky na výdavky a režijné náklady na projekt alebo oddelenie v rámci organizácie. Menej formálne ako tradičný obchodný návrh, táto požiadavka musí ešte stále dodržiavať prísne obchodné písomné podmienky a poskytnúť čitateľovi dôkladné pochopenie projektu pri odpovedi na akékoľvek otázky, ktoré môžu vzniknúť.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Podrobný rozpočet
-
Informácie o kontakte s publikom
-
Podporná dokumentácia
Nájdite správneho jednotlivca, ktorý dohliada na rozpočtové požiadavky pre konkrétny projekt. V rámci akejkoľvek organizácie môže existovať niekoľko rôznych osôb, ktoré dohliadajú na výdavky a rozpočtové hľadiská. Urobte si čas dôkladne vyšetriť svoje publikum. Zabezpečte, aby ste získali správne pravopisné a kontaktné informácie.
Poskytnite historické informácie o projekte. To by malo zahŕňať akékoľvek predchádzajúce skúsenosti s podobnými projektmi, predchádzajúce rozpočty alebo plány výdavkov a úspech získaný z predchádzajúcich aktivít. Zahrňte všetky aktuálne trendy, ktoré môžu mať vplyv na úspech alebo neúspech projektu.
Zadajte účel aktuálnej žiadosti o rozpočet a zadajte podrobné plány. Uveďte, ako budú peniaze pridelené a aké náklady budú pokryté. Napríklad, ak sa rozpočet vynaloží na personálne obsadenie a zásoby, uvedie sa, aké percento rozpočtu sa pridelí pre každú požiadavku. Riešte akékoľvek otázky, ktoré môže rozumná osoba požiadať o projekt vopred, aby sa predišlo oneskoreniu schvaľovania alebo formálnemu odmietnutiu žiadosti.
Priložte podrobný rozpočet na náklady projektu alebo oddelenia. To poskytne hodnotiteľovi presné čísla projektu. Rovnako ako štandardný rozpočet by tento oddiel mal obsahovať presné riadkové položky pre každý požadovaný výdavok. Ak nie sú k dispozícii presné čísla, bude potrebné odhadnúť celkové náklady pre túto riadkovú položku.
Zatvorte žiadosť sumarizáciou dôležitých podrobností. Toto môže byť zvyčajne vykonané v rámci jedného alebo dvoch odsekov. Potom uveďte svoje meno a kontaktné údaje. Navrhnite nadväzujúce stretnutie, aby ste ďalej prerokovali žiadosť o financovanie.
Tipy
-
Obchodné písanie musí byť vždy čisté a stručné. Poskytnite dostatok informácií na to, aby ste predložili platný argument pre vašu žiadosť, ale nepokúšajte sa prekročiť chumáčom. Pamätajte, že váš čitateľ bude mať veľa projektov na preskúmanie. Nestrácajte čas s nedôležitými detailmi.
Výstraha
Buďte opatrní pri odhadovaní budúcich výdavkov. Odhadnúť príliš málo pre riadkovú položku môže spôsobiť, že váš rozpočet bude značne pod skutočným potrebným. Príliš veľa odhadov môže spôsobiť, že váš rozpočet bude považovaný za neprimeraný a bude zamietnutý.
