Efektívne komunikačné systémy sú neoddeliteľnou súčasťou úspešného podnikania. Aby spoločnosť zostala konkurencieschopná a produktívna, musí rozvinúť organizovaný a efektívny prístup k zodpovedajúcej a komunikujúcej s vlastnými zamestnancami, ako aj so zákazníkmi, dodávateľmi a ďalšími odborníkmi. Našťastie sa obchodná komunikácia časom rozvíja a zahŕňa rôzne typy obchodných správ, od jednoduchých a skúsených až po technologicky náročné.
Firemné telefónne správy
Ak vaša firma má viac ako jednu osobu, budete sa musieť rozhodnúť pre najlepší spôsob, ako zaznamenávať a distribuovať prichádzajúce správy telefónu. Niektoré firmy zamestnávajú niekoho, kto vyberie telefónne hovory, zapíše správy od volajúcich a distribuuje ich zamestnancom, pre ktoré sú určené. Iné podniky používajú automatický systém hlasovej pošty, v ktorom volajúci nechávajú svoje správy ako hlasové nahrávky. S hlasovou poštou je každý zamestnanec zodpovedný za sledovanie vlastných správ. Niektoré menšie podniky nastavili iba hlasové schránky pre jednotlivé oddelenia spoločnosti namiesto jednotlivých zamestnancov.
Kancelárske poznámky
Memoranda (memo) sú druh korešpondencie, ktorú môžu zamestnanci komunikovať v rámci vlastného oddelenia alebo medzi jednotlivými oddeleniami tej istej spoločnosti. Poznámky sú zvyčajne stručné a nemajú formálne formátovanie externej písomnej obchodnej korešpondencie. Poznámky však majú formát a všeobecnú štruktúru. Každá firma formátuje poznámky podľa svojich vlastných preferencií, ale vo všeobecnosti sa v poznámkach zobrazuje príjemca, odosielateľ a predmet v hornej časti, niekedy tučným písmom. Telo správy je pod touto informáciou v obyčajnej sadzbe. Zamestnanci môžu osobne doručiť poznámky alebo použiť distribúciu medzi kanceláriami spoločnosti. V rámci niektorých profesií, napríklad v oblasti práva a zdravotníctva, ľudia používajú poznámky na zasielanie krátkych odkazov iným odborníkom av niektorých prípadoch aj klientom. Ľudia môžu posielať tieto druhy poznámok poštou, e-mailom a faxom.
Obchodný e-mail
Dnes mnoho firiem používa e-mailovú korešpondenciu ako spôsob komunikácie v rámci spoločnosti, ako aj so zákazníkmi, predajcami a inými firmami. Ak podnik má webové stránky, zamestnanci môžu mať e-mailové adresy s názvom domény spoločnosti, napríklad "[email protected]". E-mailová korešpondencia má tendenciu byť menej formálna než ručná písomná korešpondencia, čo má svoje výhody a nevýhody. Mnoho firiem, ktoré umožňujú svojim zamestnancom používať firemné e-mailové adresy, považuje za užitočné vytvoriť jednotný štandard pre firemné e-maily. Spoločnosti môžu obmedziť používanie zamestnancov len na obchodné účely a prísne regulovať, aké typy e-mailových príloh môže zamestnanec stiahnuť. Ak má spoločnosť so svojimi zamestnancami dohodu o utajení, táto dohoda sa pravdepodobne bude vzťahovať aj na používanie firemnej e-mailovej korešpondencie zamestnancami. Podnikanie je dobre v rámci svojich práv požadovať, aby zamestnanec zastupoval spoločnosť v pozitívnom svetle, pričom zodpovedá e-mailovej adrese spoločnosti. Niektoré firmy môžu vyžadovať od zamestnancov, ktorí používajú firemnú e-mailovú adresu, aby do svojich e-mailov pridali automatické e-mailové podpisy. Tento podpis môže obsahovať celé meno a titul zamestnanca v spoločnosti, rovnako ako obchodné meno, telefónne číslo, webové stránky a ďalšie relevantné informácie.
Obchodná korešpondencia
Profesionálna obchodná korešpondencia má dlhú a formálnu históriu. Firmy často zadávajú hlavičkový dizajn, na ktorom je vytlačená všetka obchodná korešpondencia. V dizajne hlavičkového papiera môže byť zahrnuté logo spoločnosti, ako aj všeobecné kontaktné informácie, ako napríklad poštová adresa spoločnosti, telefónne a faxové čísla a adresa webových stránok. Niektoré spoločnosti prispôsobia hlavnú šablónu hlavičkových papierov pre jednotlivcov v rámci spoločnosti, pridávajú osobné kontaktné údaje a individuálne e-mailové adresy. Písomná obchodná korešpondencia má formálnu štruktúru. Hoci presný formát sa môže líšiť, dátum sa obvykle nachádza v hornej časti písmena a celé meno, názov, firma a poštová adresa príjemcu sú pod dátumom. Nemusíte pridávať mená alebo adresy predmetu, napríklad "Komu:" vedľa mena a adresy príjemcu. Písomná obchodná korešpondencia používa na začiatku pozdravy, ako napríklad "Drahý", za ktorým nasleduje meno prijímateľa a uzávierky na konci, ako napríklad "Úprimne", s menom odosielateľa nižšie. Odosielateľ môže chcieť rukou podpisovať list pre osobný dotyk. Ak by písal alebo napísal niekto iný ako odosielateľ písmena, písací stroj by mal obsahovať iniciály odosielateľa, dvojbodku a vlastné iniciály pod podpisom. Ak sa ten istý list odošle viacerým príjemcom, mal by byť adresovaný hlavnému príjemcovi, potom všetci ostatní príjemcovia by mali byť označené v spodnej časti e-mailu vedľa písmen "CC", čo znamená "uhlíková kópia".
