Môžete poskytnúť zlé správy zamestnancom, zákazníkom alebo manažmentu prostredníctvom rôznych metód. Mnohí ľudia dávajú prednosť tomu, aby negatívne správy boli jednoduché a priame. Iné preferujú jemnejší prístup, v ktorom sa správa spája v najmenej urážlivom jazyku. Či tak alebo onak, musíte dodať správy, ktoré sú s najväčšou pravdepodobnosťou nežiaduce a nevítané jasným a stručným spôsobom.
Zachovať vzťah
Len preto, že máte nechcené informácie na prenos, neznamená to, že musíte poškodiť vzťah s prijímajúcou stranou. Bez ohľadu na to, či odkladáte zamestnancov, odmietate žiadosť o darovanie alebo odmietate náhradu cestovných nákladov, majte na pamäti, že sa situácia môže v budúcnosti zmeniť a vaše rozhodnutie môže byť zrušené. Pridajte doplnok k poznámke, ako napríklad informovanie zamestnancov o tom, koľko ste ocenili ich príspevky. Vysvetlite fundraiserom, že v súčasnosti váš rozpočet neumožňuje určité výdavky. Pridanie zmierí úder a udržiava otvorené komunikačné línie pre možné budúce vzťahy.
Rámová správa s pozitívnym jazykom
Slová, ktoré si vyberiete v poznámke, vám pomôžu udržať pozitívnu odpoveď, aj keď doručujete negatívnu správu. Môžete napríklad požiadať o ďalšie informácie na spracovanie menovej žiadosti a nie o písanie toho, že poskytnuté informácie nie sú prijateľné. Povedzte zamestnancom, čo môžu robiť namiesto toho, čo nemôžu robiť. Napíšte napríklad "prosím obliekajte bežné oblečenie v piatok" namiesto toho, aby ste "nenosili džínsy na príležitostné piatky." Pošlite svojmu zákazníkovi poznámku, že "môžete si vziať svoj tovar v pondelok" a nie " nebudú pripravené až do budúceho pondelka."
Zabrániť právnym následkom
Firemné poznámky sa často stávajú mimo vašej obchodnej steny a do rúk médií alebo iných strán. Nepoužívajte žiadny jazyk, ktorý by naznačoval nezákonné alebo diskriminačné praktiky. Napríklad, namiesto toho, aby sme napísali, že "náš účtovník opúšťa spoločnosť, pretože v mnohých rokoch uznanej služby urobil rozsiahle chyby v správach na konci roka, naša účtovná jednotka prechádza na iné príležitosti." Jasnosť pomáha predchádzať nežiaducim povestiam šírenie, ktoré by mohlo poškodiť reputáciu vašej spoločnosti. Nesprávne negatívne posolstvo je "kvôli nesprávnemu správaniu, niektorí členovia finančného personálu odchádzajú." Lepšia poznámka znie: "Sme nadšení, že oznamujeme, že noví členovia finančného personálu majú nahradiť odchádzajúcich členov účtovného oddelenia."
Vymeňte zlé správy
Negatívne poznámky často vedú k ublíženým pocitom a rozhorčeným reakciám. Môžete zmierniť alebo aspoň znížiť množstvo vynechania zo zlých správ, keď ho vymažete dobrou správou. Napríklad spustite zápornú poznámku s "oceníte počet dodatočných výhod zahrnutých do poistnej zmluvy", keď musíte zvýšiť poistné sadzby. Majte však vyrovnávaciu pamäť spojenú so správou, aby ste si udržali prehľadnosť. Inými slovami, nehovorte, že "nová parkovacia plošina sa otvára budúci týždeň", keď posielate správu o znížení výhod.
