Príručka o pravidlách a postupoch je písomný dokument, v ktorom sa podrobne uvádzajú pravidlá organizácie a konkrétne spôsoby, akými by mala byť spustená. Zahŕňa to všetko od všeobecného pohľadu organizácie až po podrobnosti spracovania prichádzajúcej pošty. Niekoľko základných námetov pre príručku s pravidlami a postupmi zvýši užitočnosť manuálu pre zamestnancov.
Získajte spätnú väzbu od oddelení
Predtým, než budete písať formálnu príručku pre organizáciu, mali by ste dostávať spätnú väzbu od všetkých oddelení o ich politike a postupe. Dokonca aj vtedy, keď neexistuje oficiálna príručka o postupoch a postupoch, oddelenia majú pravdepodobne svoju vlastnú neformálnu politiku, poznámky a rozptýlené sprievodcu. Príručka o pravidlách a postupoch, ak nie je napísaná pre novú firmu alebo organizáciu, by mala brať do úvahy, ako je oddelenie už spustené. Zavedenie úplne nových politík a postupov by mohlo potenciálne spomaliť produkciu kvôli krivke učenia. Namiesto toho premýšľajte o príručke politiky a postupu ako o mieste na konsolidáciu všetkých neformálnych politík a postupov na jednom mieste, aby ste sa vyhli nejasnostiam.
To však nie je absolútne pravidlo. Jednou z výhod písania príručky o politike a procedúre je to, že vám dáva možnosť skontrolovať efektívnosť práce organizácie. Pri písaní príručky hovorte s manažérmi a zamestnancami v rôznych oddeleniach, aby ste zistili, či niektorá zo zásad a postupov, s ktorými v súčasnosti pracujú, sú ťažkopádne, ťažké alebo nekonzistentné. Ak áno, možno budete chcieť usporiadať stretnutie, aby ste pred vyplnením príručky prediskutovali efektívnejšie spôsoby práce.
Rozlišovať medzi pravidlami a postupmi
Politiky obsahujú všeobecné pravidlá, ktoré opisujú, čo môže alebo nemôže byť vykonané, a to od filozofickej po konkrétnu. Napríklad politika môže byť "ekologicky šetrná" alebo "posielať všetky žiadosti o prijatie na oddelenie prijímania." Postupy opisujú postupné kroky na vykonanie politiky. Pri vytváraní príručky o pravidlách a postupoch rozlišujte medzi týmito dvoma položkami a postupmi jednotlivých podpoložiek alebo zoznamov politík. To umožní rýchlu navigáciu manuálu pre zamestnancov, ktorí chcú nájsť konkrétne informácie o tom, ako by sa politika mala vykonávať.
Buďte jasní a špecifický
Pri písaní príručky o pravidlách a postupoch možno budete musieť často preskúmať svoju prácu, aby ste odstránili akýkoľvek žargón, zložité vety a nejasné pokyny. Pokúste sa ponechať vety na 15 slov alebo menej. Vyhnite sa run-ons alebo vety, ktoré by mohli byť interpretované viac než jedným spôsobom. Namiesto poskytovania pokynov ako "spracovanie všetkých faktúr a odoslanie formulára správcovi" opíšte postupy spracovania faktúr a zadajte názov konkrétneho formulára, ktorý sa pošle správcovi.
Možno budete chcieť, aby jeden alebo viacerí zamestnanci preskúmali príručku o pravidlách a postupoch, aby skontrolovali všetky časti, ktoré majú ťažkosti s pochopením.
Pravidelne kontrolujte a aktualizujte
Príručka o pravidlách a postupoch je živým dokumentom. Ak chcete, aby to bolo užitočné, pravidelne ho posúďte a aktualizujte, ak je to potrebné. Usporadúvajte schôdzku raz ročne, aby ste zistili, či je potrebné vykonať nejaké zmeny v príručke politiky a postupov. Patria sem nové spôsoby práce, preformulovanie ťažkých alebo mätúcich odsekov a brainstorming spôsobov, ako urobiť príručku užitočnejšou, napríklad pridaním ďalších informácií alebo farebného kódovania rôznych kapitol.
Vyhnite sa vloženiu časovo citlivých informácií, ako sú mená kontaktov, telefónne čísla jednotlivcov a adresy URL webových stránok do pravidiel. Namiesto odkazovania na konkrétnych ľudí alebo názvov v príručke nájdete názvy oddelení. To pomôže zabezpečiť, aby boli manuály o politikách a procedúrach dôležité dlhšie.
