Väčšina prípadov podvodov s kreditnými kartami pochádza z informácií o kreditnej karte, ktoré boli poskytnuté dobrovoľne. Niekedy ide o prípad, keď zamestnanec predáva informácie. V iných prípadoch ide o krádež informácií. V obidvoch prípadoch sa zdôrazňuje dôležitosť vedenia záznamov o kreditných kartách vo vašej firme. Pre podniky, ktoré prevádzkujú kreditné karty výlučne v mieste predaja, to nie je problém. Úplné informácie o kreditnej karte nikdy nezostáva vo vašej firme. Niektoré firmy však musia uchovávať údaje o kreditných kartách v prípade opakujúcich sa účtov alebo spravovať vklady. V týchto prípadoch je nevyhnutná bezpečnosť.
Fyzické záznamy
Uchovávajte informácie o kreditnej karte na jednom hárku papiera, najlepšie priloženom k priečinku, v ktorom si uchovávate súbor zákazníka.
Uložte zoznam mien pre súbory, ktoré obsahujú informácie o kreditnej karte. Pravidelne kontrolujte, či nie sú fyzické súbory, aby ste potvrdili, že chýbajú.
Uložte súbory do uzamknutej skrinky, ktorá je uložená na bezpečnom mieste. Uzamknutá kancelária je dobrá, ale rušný priestor na stole je často lepší. Niektoré miesta s obmedzeným prístupom, ale veľa očí, napríklad recepcia, je najlepšie. Iba správcovia alebo iný dôveryhodný personál by mali mať prístup k kľúčom.
Prístup k súboru iba vtedy, keď s ním priamo komunikujete, napríklad zadaním informácií o kreditnej karte pre nákup v danom mesiaci. Vráťte ho priamo do schránky so súbormi po dokončení. Počas práce so súborom nechajte skrinku zamknutú.
Zvážte zadanie informácií o kreditnej karte do kódu, ako napr. Obrátením druhého a štvrtého bloku číslic. Vzhľadom na to, že čísla kreditných kariet sú formátované podľa konkrétnych pravidiel, väčšina kódov, ktoré si človek dokáže spomenúť, bude rozdelený odborníkmi. Toto opatrenie však bude odrádzať od príležitostného pokušenia.
Elektronické záznamy
Uchovávajte všetky súbory obsahujúce informácie o kreditných kartách na používateľovi chránenom heslom s oprávneniami správcu. Udržujte počítač na svojom mieste zablokovaný. Neukladajte informácie o kreditných kartách na notebook, flash disk alebo iné ľahko prenosné pamäťové zariadenie.
Ochrana heslom účtovným a fakturačným softvérom, ktorý ukladá alebo komunikuje s informáciami o kreditnej karte. Použite iné heslá ako heslo, ktoré chráni používateľský účet.
Zabezpečte heslá a technické špecifikácie vášho účtovného softvéru a obmedzujte prístup iba tým, ktorí potrebujú prístup k informáciám. To môže znamenať obmedzenie počtu ľudí, ktorí sú schopní vykonávať určité úlohy.
Zvážte služby online spracovania, z ktorých mnohé umožnia priame fakturácie. Je možné nastaviť služby priamej fakturácie tak, aby prístup k aktuálnym informáciám o kreditných kartách mal iba počítač. Transakcia prebehne bez toho, aby sa používateľovi zobrazilo celé číslo kreditnej karty.
Výstraha
Berte informácie o kreditnej karte veľmi vážne. Ak sú vaše súbory ohrozené a použité na odcudzenie krádeží identity alebo dokonca predané spoločnosti zaoberajúcej sa priamou poštou, vaša spoločnosť môže byť považovaná za zodpovednú za škody.
