Mzdové účtovníctvo je kľúčovým aspektom akéhokoľvek podnikania so zamestnancami. Aby boli zamestnanci a dane zo mzdy zaplatené včas a presne, mzdové oddelenie musí byť štruktúrované. Na dosiahnutie efektívnosti v rámci oddelenia by mal zamestnávateľ dokumentovať mzdové postupy. Bez ohľadu na to, či je mzda veľká alebo malá, sú pre úspešný mzdový výkaz rozhodujúce písomné mzdové postupy.
Vytvorte formuláre mzdových procedúr. Mzdové oddelenie zvyčajne úzko spolupracuje s oddelením ľudských zdrojov, aby zabezpečilo správne spracovanie výplatných a zamestnaneckých výhod. V tomto procese sa používa niekoľko formulárov: časové listy / časové karty, formulár W-2, mzdové plány a / alebo kalendáre, formuláre žiadostí o dovolenku, formuláre priamych vkladov a denné zdravotné záznamy. Tieto formuláre si môžete zakúpiť v kancelárii alebo si ich prispôsobiť tlačiareň.
Nahláste postupy na časovanie. Ministerstvo práce USA uvádza, že môžete použiť akýkoľvek časomiestny systém, ktorý chcete, za predpokladu, že je správny a kompletný. Časové postupy by mali obsahovať termíny na predloženie časových hárkov a metódu použitú na výpočet času zamestnancov.
Napríklad zapíšte postupy na manuálne spracovanie časových kariet zamestnancov, napríklad zaokrúhľovanie hore a dole do najbližšej štvrtej hodiny. Ak máte systém časomiera, ktorý automaticky prenáša pracovné údery / pády do mzdového softvéru, dokumentujte svoje postupy na vykonanie úprav. Môže to zahŕňať, že vedúci pracovníci vám posielajú zmeny pred termínom.
Vypísať postupy spracovania miezd. Prispôsobte postupy spracovania miezd tak, aby zodpovedali vášmu mzdovému systému. Mzdový systém môže byť manuálny, vnútropodnikový alebo externý (externe). Uveďte všetky postupy spracovania miezd pre váš konkrétny systém.
Napríklad povedzme, že máte vlastný počítačový systém, v ktorom sa na spracovanie miezd používa personálny mzdový personál a mzdový softvér. Dokumentuje, ako používať softvér. Uveďte, ako zadať mzdy zamestnancov a ako spracovať úpravy odmien, priame vklady, dane z miezd, dňové dávky, obvinenia, poistné plnenia a odmeny za nadčasy. Zahrňte kroky na dvojitú kontrolu výplatného listu pred tlačou výplaty a pred zatvorením výplatnej listiny.
Ak máte viacero platených frekvencií (napríklad týždenné a dvojtýždňové), dokumentujte, ako spracovať každý z nich. Postupy spracovania miezd by mali zahŕňať všetky kroky spracovania od začiatku každého mzdového účtu až po jeho ukončenie.
Zahrňte postupy následného spracovania. Napríklad povedzte, že máte oddelenie účtovníctva alebo externú daňovú spoločnosť, ktorá zaoberá záležitosťami dane zo mzdy. Uveďte potrebné súbory a správy, ktoré by mali byť zaslané a na ktoré osoby. Uveďte, koho by ste mali dostávať výplaty / odmeny za distribúciu a zahŕňajú ďalšie spoločnosti / jednotlivcov, s ktorými musíte komunikovať. Napríklad, ak mzdové oddelenie postúpi finančné prostriedky na dôchodkový príspevok poskytovateľovi dôchodkového zabezpečenia bezprostredne po každom spracovaní miezd, uveďte potrebné kroky.
Postupy pri vedení záznamov dokumentov. Zamestnávateľ musí podľa oddelenia práce uchovávať záznamy o mzdách najmenej tri roky. Štátne postupy uchovávania a archivovania mzdových registrov, W-2, výkazov dane z miezd, časových kariet a iných mzdových záznamov.
Tipy
-
Aktualizujte svoje mzdové postupy vždy, keď nastane procedurálna zmena.
