Zamestnanci bez priameho vkladu dostávajú živé šeky, ktoré môžu v príslušnej banke uhradiť. Kontrola tlače je rozhodujúcim krokom pri spracovaní miezd. Jedná sa o jednu z posledných etáp spracovania miezd medzi mnohými etapami.
Určte, či budete používať mzdový softvér na kontrolu tlače. Účtovný softvér, ako je napríklad Quickbooks, vám umožňuje spracovať mzdové a tlačové kontroly prostredníctvom systému. Budete musieť kúpiť softvér a prevziať ho do počítača. Manuálna kontrola tlače sa vykonáva na písacom stroji a je čoraz zriedkavejšou metódou kontrolnej tlače, všeobecne používanou veľmi malými spoločnosťami.
Vedieť, aké informácie by sa mali odraziť na výplatnej páske. Zvyčajne sa na výplatnej listine nachádza meno, adresa, dátum kontroly, číslo šeku, hrubá mzda, čistá mzda, zamestnávateľská banka, podpis zamestnávateľa a informácie o odmeňovaní (napríklad zrážky, ročné sumy a daňové informácie).
Určiť informácie o mzdách, ako sú mzdy a dobrovoľné a nedobrovoľné zrážky, pre každého zamestnanca. Ak používate manuálny mzdový systém, vypočítajte všetky mzdy, dane a zrážky, ktoré sa zadržíte ručne pre každého zamestnanca. Skontrolujte svoje informácie dvakrát.
Zadajte informácie do systému; potom tlačte správy o predbežnom spracovaní, aby ste skontrolovali a vyvážili svoje záznamy. Ak nájdete nejaké nezrovnalosti, opravte ich pred vytlačením kontrol, aby nedošlo k plytvaniu papierom a atramentom.
Kliknite na tlačidlo pre tlač pre check-up pre aktuálnu platovú triedu a tlačové kontroly potom, čo ste zistili, že všetko je správne. Ak je vaša mzdová agenda manuálna, použite písací stroj s funkciou mazania na vytlačenie kontrol.
Odošlite súbor priamych vkladov a prípadne zašlite daňové spoločnosti daňovým spoločnostiam. Zatvorte mzdy. Ak sa potom objaví chyba výplaty, budete musieť vydať ručnú kontrolu, ak chcete okamžite opraviť problém. Môžete zrušiť nesprávnu kontrolu v ďalšom období výplaty alebo aj potom, ak sa odpočíta z ročného príjmu zamestnanca.
Tipy
-
Snažte sa používať laserovú tlačiareň, aby ste zabezpečili hladký kontrolný tlač. Ak nemáte mzdový softvér a radšej by ste nepoužívali metódu ručného spoplatňovania miezd, použite on-line softvér ako Microsoft Office Online na kontrolu tlače. Ak chcete jednoducho vytlačiť výplatný stôl on-line, použite bezplatnú službu, ako napríklad paycheckcity.com.
Výstraha
Začiarknutím, aby ste zaistili, že používaný mzdový softvér pred vyhotovením úplného šeku vytlačí všetky výplatné údaje na výplatnej listine. Neprocesujte kompletný mzdový účet s novým mzdovým systémom bez toho, aby ste ho najskôr otestovali. Vytvorte falošný výplatný list pre jedného zamestnanca a generujte šek pre ňu. Vytlačte túto kontrolu, aby ste sa uistili, že sa odrážajú všetky potrebné informácie o mzdách.
