Keďže vaša malá firma je na vzostupe, nielenže sa ocitnete v rovnakom rozsahu zodpovednosti a spokojnosti. zistíte, že ste prežil celý rad žargónu. Medzi najmenej zábavné lingo je druh, ktorý sa vzťahuje na obchodné výdavky - viete, pojmy ako kapitálové výdavky, významné aktíva, odpisy, zabezpečené zadlženie a dlhové financovanie.
Keď niekto, kto posúva obchodný žargón, hovorí "vyplácanie hotovosti", zmysel sa zrýchľuje na jednoduchý výdaj hotovosti. Vo väčšine prípadov - ak chcete uľahčiť život - môžete ho dokonca nazvať platbou, ale presná definícia je o niečo konkrétnejšia.
Aká je výplata v hotovosti?
Takže vieme, že vyplatenie hotovosti je hotovostný odtok alebo platba peňazí. Ale čo môže tento odtok pokrývať?
Hotovostné platby často smerujú k prevádzkovým nákladom, tovarom a službám potrebným pre podnikanie a účtovníctvo, ktoré zaplatíte na vykonávanie bežných obchodných činností, ale môžu tiež platiť za úroky z úverov. Podobne môžu mať formu vyplácania dividend alebo rozdelenia ziskov akcionárom. To sú veľké údery, ale v každodennom živote malých podnikov sú niektoré z najbežnejších typov hotovostných platieb drobné peňažné výdavky a dokonca aj vrátenie peňazí zákazníkom priamo z pokladne.
Hoci to znie ako oxymorón, ktorý je daný samotným pojmom, vyplácanie hotovosti nemusí mať formu papierovej hotovosti. hotovostné platby sa môžu vyplácať aj v plastu, šekoch alebo elektronických prevodoch prostriedkov.
Proces vyplácania hotovosti
Firmy zvyčajne používajú systém platenia účtov (vrátane rôznych typov účtov splatných softvéru, ktoré často používajú malé podniky) na vylúčenie vyplácania hotovosti. Rovnako mzdový systém vašej firmy môže vyplácať hotovosť. Niektoré podniky môžu externalizovať proces vyplácania hotovosti do svojej banky.
Na opačnom konci spektra môžu byť výplaty v hotovosti jednoducho vyplatené prostredníctvom drobných peňazí z jednej ruky na druhú. Drobné peniaze sú zvyčajne používané zamestnancami na vykonávanie malých nákupov súvisiacich s podnikaním, ako sú malé kancelárske potreby, obed s klientom alebo jazda Lyft na pracovisku. Jedná sa o typy menších nákupov, ktoré si nevyžadujú písanie šeku alebo elektronický prevod prostriedkov.
Chráňte sa s kontrolnými postupmi
Zatiaľ čo drobné vyplácanie hotovosti je rovnako jednoduché ako plácanie hotovosti do zamestnaneckej ruky, vyžadujú si kontrolné postupy rovnako ako vyplácanie hotovosti šekom alebo bankovým prevodom. Pojem "kontrolné postupy" môže znieť trochu zastrašujúce, ale v tomto prípade to znamená, že by ste mali zaznamenať konkrétne platby v hotovosti vašej firmy, vedenie záznamov prostredníctvom časopisu fyzických výdavkov alebo digitálneho účtovného softvéru (alebo oboch). To vám poskytuje stopu na papieri a pomáha zabezpečiť účtovné údaje vašej firmy, ktoré prichádzajú do daňového obdobia, pričom vám pomôžu sledovať rozpočet počas celého roka.
V prípade drobných peňazí sa uistite, že príjemcovia dostanú potvrdenie o akýchkoľvek nákupoch vykonaných v rámci podniku a uchovávajú tento doklad spolu s malým pokladňovým poukazom s uvedením mena predávajúceho a opisu nákupu. Vo všeobecnosti, bez ohľadu na to, či sa podávajú digitálne alebo analógovo podľa staršej školy, každá platba v hotovosti by mala byť vykonaná spolu so správou, ktorá obsahuje informácie o druhu výdavkov, dátume, výške, príjemcovi, spôsobe platby a poznámke opisujúcej akékoľvek iné relevantné detaily. Ak ste vyplatili hotovosť ako výplatu dividend, zaznamenajte ju vo svojom denníku alebo softvéri ako zníženie firemného kapitálu. Podobne, vrátenie peňazí z hotovosti by sa malo zaznamenať ako zníženie predaja.
Najlepšie je uchovávať záznamy o vyplácaní peňazí na sedem rokov, aby sa v prípade daňového auditu maximalizovala vaša ochrana. Samozrejme, môže to trvať trochu kancelárskych priestorov (alebo priestor na pevnom disku alebo skladovanie v cloude), ale je to viac, než si zaslúžia svoju váhu v pokoji.
