Účinne formulované obchodné komunikácie sú cielené, profesionálne a ľahko pochopiteľné. Umožňujú príjemcovi, aby prijal správu bez toho, aby hádal na zámer spisovateľa, transponoval nesprávne umiestnené slová alebo rozlúštil zle vytvorené vety. Chybové správy sú vypínaním pre interné aj externé čítačky. Chudá gramatika je často spojená s ignoráciou alebo nedodržiavaním zavedených pravidiel, ako aj s lenivosťou alebo ponáhľaním sa. Podniky by sa mali usilovať o vytvorenie premyslených a vyleštených správ, ktoré predstavujú ich záväzok presnosti a dôkladnosti.
Odosielanie správnych správ
Efektívna voľba slova znamená rozdiel medzi jasným pochopením správ a zmätkom. Vety, ktoré čitatelia musia znova čítať, môžu znamenať koniec aktívneho čítania, čo je kontraproduktívne pre cieľ obchodného písania. Obchodné písanie nie je o čarovaní čitateľa veľkými slovami a komplexnými vetnými konštrukciami. Ide o to, aby ste získali bod, používajúc najefektívnejšie prostriedky. Poskytovanie stručných, akcieschopných krokov pri poskytovaní inštrukcií zmierňuje frustráciu a zvyšuje súlad čitateľa. Nechať správy otvorené interpretácii často znamená problémy, pretože čitatelia môžu vytvoriť svoje vlastné pravidlá alebo úplne ignorovať mätúce smernice.
Vytváranie dôveryhodnosti
Prvé dojmy znamenajú veľa. Predstavte si, že dostanete reklamu na službu "Služba pokojnej výučby", v ktorej sa nachádza text "Kópia starostlivosti o myseľ". Nedostatočné korektné doklady, ktoré by mohli uniknúť záverečným kontrolám, prinášajú negatívny dojem a zničia príležitosti, aby podniky prejavovali pozornosť a spoľahlivosť. jednoduchšie pre vnímavých konkurentov vyťažiť z týchto chýb. Zatiaľ čo pri používaní chýb, ako napríklad písanie "dezertného bufetu" namiesto "dezertového bufetu" môže uniknúť kontrole pravopisu, vyškolené ľudské oči by mali chytiť tieto gramatické trestné činy.
Interná komunikácia
Zamestnanci si želajú transparentnosť a otvorenosť od svojich zamestnávateľov. Chcú správne informácie prvýkrát. Odosielanie hromadných e-mailov obsahujúcich chyby transpozície v tréningových dňoch alebo distribúciu príručiek obsahujúcich žargón vytvára chaos. To tiež stráca čas, pretože opravovanie chýb odvádza od iných obchodných funkcií. Dokonca aj keď sú chyby ľahko napraviteľné, ich dopad je stále reálny. Zlá gramatika v rámci internej obchodnej komunikácie môže znížiť pracovnú morálku a motiváciu zostať detailne orientovaná pri plnení pracovných povinností.
Externá komunikácia
Kvalita vonkajšej obchodnej komunikácie pomáha zákazníkom vytvárať dojmy o podnikoch. Zákazníci uprednostňujú podnikanie s dobre fungujúcimi a profesionálnymi organizáciami. Vizuálne atraktívne reklamy alebo správne formátované listy strácajú iskru, keď zákazníci objavia gramatické chyby. Zatiaľ čo väčšina zákazníkov nebude zaplatiť podnik s telefónnymi hovormi týkajúcimi sa chudobnej gramatiky v korešpondencii, budú si pamätať na trestné činy. Niektorí dokonca môžu stať ich poslaním upozorniť iných zákazníkov, aby sa zabránilo páchateľom.
