Agendy formujú očakávania stretnutia. Použitie šablóny agendy poskytuje štandardizáciu a formálny formát stretnutia riaditeľa. Plánovanie stretnutí ukazuje profesionalitu a pripravenosť potrebnú na hladké stretnutie. Distribúcia agendy deň alebo dva pred stretnutím umožní pozvaným osobám pripraviť a predvídať prezentácie a diskusie o stretnutiach. Riaditelia majú často zaneprázdnený rozvrh s malým časom na triedenie komplikovaných dokumentov. Čím jednoduchšie môžete vytvoriť formát agendy, tým ľahšie bude pre riaditeľov a asistentov určiť cieľ, miesto a témy stretnutia.
Vytvorte agendu schôdzky svojho riaditeľa v programe na spracovanie textu, napríklad v programe Microsoft Word. Aplikácia Word je aplikácia, ktorá má najväčší prístup a poskytuje niekoľko šablón agendy schôdzky na stiahnutie, ktoré môžete použiť ako východiskový bod. Program môžete prispôsobiť logom a menom spoločnosti.
Zadajte názov schôdzky, dátum, čas, miesto a informácie o konferenčnom hovore do záhlavia agendy. Prezentujte informácie jasne v hornej časti stránky a sústredené tak, aby pozvaní jasne vedeli, ako a kedy majú prístup k stretnutiu. Možno budete chcieť zahrnúť aj zoznam pozvaných a sprostredkovateľov, ak to umožňuje miestnosť na stránke.
Vyžiadať témy programu od zúčastnených riaditeľov. Pošlite e-mail aspoň týždeň pred schôdzou a požiadajte o témy programu. Uveďte témy v agende podľa toho, ako plánujete prezentovať každú tému. V šablóne uveďte každú položku programu podľa čísla vľavo a meno osoby zodpovednej za vedenie diskusie napravo od témy. Ak je čas obmedzený, možno budete chcieť priradiť časové rámce k jednotlivým témam a uviesť ich vedľa položky programu.
Zoznam "Ďalšie kroky" a "Ďalšie položky" ako posledné dve položky programu. To vám umožní uzatvoriť stretnutie s ľubovoľnými položkami akčného plánu a inými témami, ktoré nemusia byť oficiálne uvedené v agende.
Tipy
-
Použite rovnaký formát agendy pre nasledujúce stretnutia riaditeľa. Riaditelia si zvyknú pozrieť sa na formát agendy a ľahko prezerať podrobnosti a témy stretnutia. Uistite sa, že vaše agendy sú prehľadné, majú dostatok miesta medzi riadkami a jasne ukazujú účel dokumentu a dôvod stretnutia.
