Vedieť, kedy napísať formálny obchodný list verzus obchodný e-mail, môže ľahko prísť ľuďom, ktorí sú príjemní pri prenose správ v rôznych formátoch; Existuje však niekoľko faktorov, ktoré je potrebné zvážiť pri výbere média. Pri rozhodovaní o písaní by ste mali zvážiť faktory, ako je účelnosť, formálnosť, dôvernosť a dokonca aj postavenie alebo postavenie adresáta.
Primárny rozdiel
Prvá vec, ktorá rozlišuje obchodný list od obchodného e-mailu, spočíva v tom, že list sa všeobecne považuje za vytlačenú a obchodný e-mail je elektronická správa. Po vytvorení obchodného listu ho vytlačíte, zapečate ho v obálke, prilepíte poštovné a použijete službu, akou je americká poštová služba alebo spoločnosť poskytujúca cez noc, aby odoslala list príjemcovi. Firemný e-mail, na druhej strane, sa skladá zvyčajne pomocou počítača alebo elektronického prostriedku, ale je odoslaný elektronicky príjemcovi len niekoľko sekúnd.
Načasovanie doručenia
Najbližší obchodný list bude vo všeobecnosti dorazený deň po odoslaní poštou cez poštovú zásielku alebo doručovateľskú službu, ako je FedEx. Ak potrebujete list prísť skôr, môžete si prenajať kuriér na doručenie v ten istý deň. Budete mať náklady buď s možnosťou - buď poštovou známkou, alebo dodacím poplatkom. Ak chcete okamžite privolať naliehavú správu, vašou najlepšou možnosťou je poslať obchodný e-mail. Brána firewall je len nepatrnou prekážkou, ktorá môže oddialiť doručenie, ale aj potom je oneskorenie prakticky bezvýznamné.
Obsah podnikovej komunikácie
Ak píšete formálnu komunikáciu, je pravdepodobné, že chcete svoju správu poslať v obchodnom liste. Napríklad, ak píšete o zmluvnom probléme, je rozumné mať kópiu vašej korešpondencie. Nevýhodou toho je, že kúsky papiera sa môžu stratiť a obchodný e-mail môže zostať v elektronickej zložke navždy. Firemný e-mail môže obsahovať tú istú správu, ale ak je to vážna vec, obchodný e-mail je často považovaný za menej formálny ako obchodný list. Ak vaša komunikácia vyžaduje podpis atramentu, samozrejme nemôžete podpísať firemný e-mail s atramentom. Môžete však pripojiť elektronický alebo digitálny podpis k e-mailovej správe.
Letter versus formát e-mailu
Podľa North Michigan University písacie centrum, bežne používaný formát pre obchodné listy je štýl bloku. Každá časť písmena je zarovnaná s ľavým okrajom v tradičnom štýle bloku. Modifikovaný blok umiestni záverečný pozdrav a podpis v spodnej strednej časti písmena; poloblokový formát znamená, že odseky sú odsadené. Ak píšete firemný e-mail, je jednoduché replikovať tradičný formát bloku tak, že zadáte pozdrav, telo a uzávierku pozdravu s ľavým okrajom, pretože ak ste prelepili odsadenia odseku a uzávierky pozdravov, formát môže vyzerať nepárne o veľkosti monitora alebo obrazovky, z ktorej príjemca číta komunikáciu.
Uchovávanie dôvernosti
Môžete použiť vodoznak na písomnom tlačive na označenie "Dôverné" alebo môžete označiť firemný e-mail dôverný kliknutím na jednu z možností, ktoré poskytuje váš e-mailový program. Ani obchodný list, ani obchodný e-mail nemôžu zaručiť úplnú dôvernosť, pretože príjemca môže fotokopírovať list alebo jednoducho poslať e-mail niekomu, kto nebol oddaný počiatočnej komunikácii. V obidvoch prípadoch sa musíte spoľahnúť na integritu príjemcu na zachovanie dôvernosti vašej korešpondencie.
Stav môže znamenať rozdiel
Vedúci, ktorý píše do priamej správy, pravdepodobne použije e-mail na komunikáciu neformálnej správy, ako je oznámenie o tom, že bude mimo kanceláriu. Nemusí svojim zamestnancom poskytovať formálny list na takúto bežnú korešpondenciu. Na druhej strane, ak komunikuje so smernicou o politike alebo vydáva odporúčanie alebo disciplinárne opatrenie, môže byť preferovaným formátom vytlačená kópia a to je v prípade, že spoločnosť vedie záznamy v papierovej podobe. V prípade kancelárií bez písomností je obchodná e-mailová forma požadovaná forma komunikácie bez ohľadu na predmet. V inom prípade, ak pripojí priamu správu svojmu nadriadenému, aby predložila svoju demisiu, ručne doručené obchodné listy otvárajú dvere na krátku rozhovor (ak je to žiaduce) o dôvodoch, prečo odíde z dôvodu, že list nemusí obsahovať takéto detaily.
