E-mail je dôležitou súčasťou mnohých pracovných miest a podnikov. Komerčné e-mailové komunikácie vytvárajú dojem takmer rovnako dôležitý ako komunikácia tvárou v tvár a môžu trvať dlhšie. Firemný e-mail by mal vždy odrážať profesionalitu a mať obchodný účel. Je ľahké spadnúť do zlé e-mailové návyky, takže neustále vedomie a bdelosť v súvislosti s e-mailom je nevyhnutné a životne dôležité pre profesionálny obraz podnikania.
Subject Field
Oblasť témy je rovnako dôležitá ako telo e-mailu. Je to profesionálny nadpis na vašu e-mailovú správu a potrebuje slová, ktoré to odrážajú. Použite správnu gramatiku v poli predmetu bez pravopisného pravopisu a používajte vhodné písané veľké a malé písmená. Správa účelu vášho e-mailu v krátkej, stručnej frázy. "O projekte Winfield," "Ako sa vrátiť k vám o svojom účte", "Otázky týkajúce sa času a dochádzky" sú príklady podnikových riadkov pre e-mailové správy. Nikdy nepoužívajte slang, nepríjemný jazyk ani príležitostné frázy ako "Ahoj", "Ako to ide?" Alebo "Otázka".
Pozdravy a odhlásenia
Používajte profesionálne pozdravy a prihlásenia, aby vaša elektronická komunikácia bola v súlade s profesionálnym imidžom, ktorý chcete odoslať e-mailom. Dokonca aj vtedy, keď posielate e-mail na dlhý, známy obchodný kontakt, s ktorým máte často korešpondenciu, nechajte svoje pozdravy a prihlásenia profesionálne a zdvorilé. Pri nových a neznámych kontaktoch použite "Vážený pán Smith" a "Pozdravy" pre pozdrav a odhlásenie. Pre známejšie kontakty, "Drahý Amy" a "Oceňujem to!" Sú neformálnejšie, ale stále profesionálne.
Formátovanie, prílohy a podpisové súbory
Formátovanie v obchodnom e-maile je zbytočné a môže spôsobiť, že sa e-mail dostane do spamových filtrov. Použite prílohy opatrne a iba s predchádzajúcimi poznatkami a súhlasom príjemcu, najmä s veľkými prílohami. Súbory podpisov by mali byť čo najkratšie.
Jazyk a tón
Jazyk a tón e-mailovej komunikácie by mali byť rovnako profesionálne ako iné písomné oznámenia. Použite zdvorilosť, dobrú gramatiku, pravopis, slovnú zásobu a interpunkciu. Používajte bežný obchodný jazyk, žiadny slang, vulgárne alebo príležitostné frázy. Je dôležité používať v e-maile starostlivý a priateľský tón. Nepíšajte e-maily, ak sú rozhnevané, rozrušené alebo frustrované. To sa objavuje aj v tóne, aj keď to nie je náhodné. Vezmite si toľko pozornosti v e-mailovej formulácii, ako pri telefonických a osobných rozhovoroch s obchodnými partnermi.
Odoslať e-mailom
Nezapisujte tri odseky, keď stačí niekoľko viet. Nepoužívajte e-mail, aby ste hnevali alebo zlomili, alebo aby ste niekto diskriminovali. Neposielajte e-maily v zhone - zistite, či ste pred odoslaním zareagovali, skontrolovali pravopis a overili adresy príjemcu. Nezneužívajte kópiu s kópiou a slepú kópiu na e-maily. Nepoužívajte e-maily v práci na iné účely.
