Mnoho ľudí nebude čítať inštrukcie okrem poslednej inštancie. Keď ich ľudia čítajú, sú užitočné iba vtedy, ak sú napísané jasným a stručným jazykom. Keď pochopíte svoje publikum, budete lepšie pripravení uviesť úvod, po ktorom nasledujú pokyny.
Vyskúšajte svoje publikum
Pokyny zvyčajne informujú čitateľa, ako postupovať, vytvárať, prevádzkovať alebo udržiavať výrobok alebo postup. Po prvé, kvalifikujte svoje cieľové publikum, aby vedeli, ako dobre tému rozumejú. Napríklad, ak píšete inštrukcie pre nových zamestnancov, mali by byť napísané v obyčajnom jazyku, zatiaľ čo pokyny pre vedúcich pracovníkov môžu zahŕňať viac priemyselného jazyka. Použite jazyk zodpovedajúci čitateľom a zahrňte toľko podrobností, ktoré potrebujú na vykonanie úlohy.
Vytvorte úvod
Veľmi často čitatelia preskočia úvodný príbeh a presunú sa priamo do pokynov. Jedným zo spôsobov, ako pomôcť čitateľom prechádzať prostredníctvom úvodov, je napísať vysvetlenie alebo dôvod pre pokyny v očíslovanom zozname namiesto odseku formulára. Čitatelia majú skôr prehľad zoznamu. Zahrňte účel pokynov, kto by mal prečítať dokument a jeho obsah, každý pod samostatným nadpisom. Tento úvod tiež dáva čitateľom predstavu o tom, čo nie je pokryté.
Použite aktívny hlas
Nepoužívajte pasívny hlas, napríklad "Biele drôt by mal byť vložený do zástrčky A." Namiesto toho napíšte inštrukcie ako príkazy, ktoré vyžadujú aktívny hlas, napríklad "Vložte biely drôt do konektora A." Či už píšete zoznam, rozprávanie alebo brožúru, rozdelte dlhé vety s viacerými krokmi do stručných pokynov, ktoré sú uvedené pod nadpismi. Rozdeliť vety, ktoré obsahujú slovo "a" na kratšie samostatné vety. Namiesto písania "Kábel by mal byť spojený a umiestnený do červenej zásuvky", napíšte dve vety začínajúce slovami akcie, napríklad "Spojte kábel. Umiestnite spojený kábel do červenej zásuvky. "Jasné, odvážne smerovanie mohlo hovoriť niečo ako" Zapojte káble."
Oddelené akcie z vysvetľujúcich informácií
Veľmi často pokyny potrebujú aj vysvetlenia. Napíšte vysvetľujúce komentáre jedným z dvoch spôsobov. Zvýraznite skutočné pokyny tak, aby sa vyčnievali, alebo poskytnite vysvetlenia v samostatnom stĺpci. Jednou taktikou je umiestniť kroky na jednu stranu dokumentu s vysvetleniami v krátkom odstavci v stĺpci vedľa seba. Ďalšou, účinnejšou cestou je odvodiť skutočné pokyny a dokončiť krok napísaním vysvetlenia. Napríklad: "Stlačte červené tlačidlo na tri sekundy (tučne). To umožní, aby sa svetlo aktivovalo."
