Všetky finančné transakcie pre ktorúkoľvek organizáciu sú eventuálne zaúčtované do hlavnej knihy tak alebo onak. Keď sa pre účtovníctvo používa počítačový program, väčšina finančných údajov sa zaúčtuje na účty splatné pod účtovníctvom alebo na pohľadávky, ktoré sa automaticky zapisujú do hlavnej knihy. Niektoré záznamy však musia byť uverejnené priamo do hlavnej knihy. Transakcie, ktoré sa často ukladajú priamo do hlavnej knihy, sú kapitálové výdavky, časové rozlíšenie úrokov, akumulácia odpisov, úpravy, ktoré sa v nasledujúcom účtovnom období zrušia, a ďalšie úpravy účtov, ktoré nemožno vykonať prostredníctvom účtovníctva. Pri účtovaní do hlavnej knihy je potrebné dbať na to, aby boli presné, pretože opravovanie chýb s viacerými záznamami hlavnej knihy vedie k chaotickým účtovným záznamom. Okrem toho však nie je zložité vysielanie do hlavnej knihy.
Zostavte všetky dokumenty týkajúce sa záznamov, ktoré musíte vložiť do hlavnej knihy. Môžu zahŕňať kúpne zmluvy, nájomné zmluvy alebo zmluvy o pôžičke, plány odpisovania a plány odpisovania.
Pripravte si tabuľku vo svojom počítači alebo na papieri, v ktorom uveďte podrobnosti o každom účte hlavnej knihy, ktorý je potrebné zverejniť. Zahrňte úplný opis záznamu hlavnej knihy, presný účet, ktorý sa má odpočítať, a sumu, a potom príslušný účet, ktorý sa má pripísať, a sumu. Ponechajte sumy dlžníka v stĺpci vľavo a kredity v stĺpci napravo.
Celkový objem debetov a kreditov pre všetky záznamy v hlavnej knihe a uistite sa, že súčet vašich debetných a kreditných súm je rovnaký. Ak ste na svojom počítači pripravili tabuľku, vytlačte ju ako referenciu pri zadávaní údajov do modulu hlavnej knihy.
Prístup do modulu hlavnej knihy v účtovnom programe v počítači. Skontrolujte, či je dátum pre hlavnú knihu nastavený na obdobie, v ktorom chcete odosielať svoje príspevky. Je to dôležité, pretože záznamy sú často uverejnené v hlavnej knihe po uplynutí obdobia. Napríklad zatiaľ čo aktuálny mesiac môže byť v skutočnosti február, môžete zaúčtovať záznamy hlavnej knihy za január, takže v takom prípade sa uistite, že dátum hlavnej knihy je nastavený na január.
Zadajte položky hlavnej knihy do svojho modulu hlavnej knihy v súlade s používateľskou príručkou k účtovnému softvéru.
Vytlačte si prehľad nezadaných záznamov hlavnej knihy. Korektujte záznamy vo svojej hlavnej knihe a overte si tabuľku (a ak je to potrebné, pridajte kazety), ktoré ste už pripravili. Vykonajte potrebné úpravy položiek hlavnej knihy. Do hlavnej knihy ešte neposielajte.
Vykonajte zálohu počítača vo vašich hlavných údajoch. Označte jasne zálohovanie dát v hlavnej knihe a uložte ju na bezpečnom mieste.
Zverejnite záznamy v hlavnej knihe podľa používateľskej príručky k účtovnému softvéru. Vytlačte kompletný záznam položiek, ktoré ste zaslali do hlavnej knihy. Uložte ich do príslušných súborov alebo knižných kníh ako súčasť vašich trvalých účtovných záznamov.
Tipy
-
Vždy dôkladne dokumentujte všetky príspevky, ktoré uverejníte v hlavnej knihe, pretože si nikdy nemôžete byť istí, že budete môcť neskôr vysvetliť záznamy v hlavnej knihe. Uložte svoju dokumentáciu bezpečne ako súčasť vašich trvalých účtovných záznamov. Ak nepoužívate počítač, ale namiesto toho robíte svoje účtovníctvo iba na papieri, ručne zaznamenávajte alebo ukladajte položky hlavnej knihy presne vo svojich knihách vo všeobecne akceptovanom účtovnom formáte a uistite sa, že aktualizujete zostatky všetkých ovplyvnených účtov. Vždy dôkladne dokumentujte položky svojej hlavnej knihy a uložte svoje účtovné záznamy na veľmi bezpečnom mieste.
