Menej ako 10 strán, malá správa poskytuje čitateľom jasné a stručné informácie. V písomnom formáte je malá správa určená predovšetkým na interné použitie v spoločnosti. Môžete použiť malú správu na popísanie obchodného plánu alebo návrhu, strategického plánu, marketingového plánu alebo finančného plánu. Hoci obsah a terminológia sa bude meniť od správy na správu, základná štruktúra je rovnaká: obsah, úvod, diskusia, závery, odporúčania a prílohy.
Zoznámte sa so svojím nadriadeným alebo klientom, aby ste zistili, ktoré problémy je potrebné riešiť v správe, a požiadajte ho o akékoľvek podkladové dokumenty alebo iný podporný materiál. Zorganizujte rozhovory alebo stretnutia s príslušnými ľuďmi vo vašej kancelárii. Použite Internet na získanie ďalších informácií pre vašu správu.
Vytvorte obsah pred zápisom správy. Vizualizujte aktuálny prehľad a usporiadajte informácie v sekvenčnej podobe. Obsah obsahu zjednodušuje proces písania a poskytuje podrobnú šablónu pre správu.
Napíšte úvod. Zvyčajne odsek v dĺžke, úvod uvádza ciele a kľúčové otázky správy. Hoci úvod obsahuje informácie o pozadí, nezostáva zhrnúť zvyšok správy.
Uveďte podrobnosti o používanom spôsobe výskumu a o tom, ako sa informácie zhromaždili v diskusnej časti správy. Usporiadajte svoje informácie pomocou príslušných nadpisov a podpoložiek. Táto časť je najdlhšia a najkomplexnejšia časť správy a obsahuje údaje, ktoré vedú k vašim záverom a odporúčaniam.
Predložte aspoň dve alternatívne riešenia problému alebo problému a diskutujte o zásluhách a slabostiach každého z nich. Kedykoľvek je to možné, použite fakty a čísla zhromaždené počas vášho výskumu.
Zhrňte zistenia v záverečnej časti. Pripomeňte čitateľovi hlavné ciele správy a hlavné výhody a slabé stránky možných riešení. Vytvorte cestu pre odporúčania.
Uveďte svoje riešenie a uveďte dôvody pre váš výber v sekcii odporúčaní. Ak poskytnete krátkodobé aj dlhodobé odporúčania, jasne uveďte všetky dôsledky.
Zahrňte akékoľvek grafy, tabuľky alebo podrobné výskumné materiály v časti Prílohy v správe.
