Denná správa je zvyčajne dokument, ktorý zamestnanci pripravujú na podanie svojim nadriadeným. Štandardná správa obsahuje podrobnosti o tom, ako strávili svoj pracovný deň vrátane akýchkoľvek úspechov alebo výziev, s ktorými sa stretli. Ak ide o konkrétny projekt, denná správa slúži na aktualizáciu šéfa na stav projektu. Správa často obsahuje aj plány na nasledujúci pracovný deň.
Prečo by ste mali napísať dennú správu?
Denná správa aktualizuje vedúceho tímu alebo manažéra o prebiehajúcom projekte. Mal by poskytnúť prehľad, ktorý popisuje úlohy a pokrok každého člena. Tým sa šetrí čas každodenného stretnutia, ale stále umožňuje, aby projekt zostal na správnej ceste a vedel manažéra dobre informovaný. Prehľady sú často nákladovo efektívnejšie ako denná konverzácia. Je to tiež efektívny spôsob, ako zistiť, ktoré úlohy boli dokončené, aby projektový manažér mohol rozlišovať nové úlohy. Denné prehľady sa môžu použiť aj vtedy, keď príde čas na hodnotenie zamestnancov. Manažér sa môže pozrieť späť na sériu správ, aby určil, ako rýchlo a efektívne fungovala práca počas veľkého projektu.
Čo by ste mali zahrnúť do dennej správy?
Pretože tento typ zápisu je napísaný každý deň, je zvyčajne krátky a stručný a vzťahuje sa iba na činnosti a výsledky konkrétneho pracovného obdobia.
Denné prehľady zahŕňajú:
- Podrobnosti o dokončených úlohách
- Všetky zdroje, ktoré boli použité
- Koľko času sme strávili na každú úlohu
- Čo sa uskutočnilo v ten deň
- Akékoľvek problémy, ku ktorým došlo v ten deň
Príklad dennej správy
Tento príklad podrobností dennej správy pracuje na tímovom projekte, ktorý zahŕňa vytvorenie nového tréningového programu zamestnancov pre prvú pomoc a KPR.
Správa pre 27. marca 2018
Úlohy boli dokončené:
- Určený priestor pre tréningový program.
- Vypývali sa na troch rôznych externých lektorov prvej pomoci a CPR. Čakanie na stanovenie cien.
- Vytvoril zoznam možných termínov školení založených na firemnom kalendári.
- Rozdelili zamestnancov do šiestich 15 skupín na účely školenia.
Možné problémy:
- Školenie pre každého môže byť príliš drahé. Budem vedieť viac, keď dostanem cenu.
- Alternatívnou myšlienkou je priradiť menšiu skupinu, aby sa naučili tieto postupy. Ak sa to stane nevyhnutným, navrhujem, aby tréning dostal päť ľudí na každom poschodí budovy.
Úlohy pre zajtra:
- Zabezpečte ceny
- Určte, koľko ľudí má rozpočet na školenie
- Nastavte dátum tréningu
Je to veľmi krátky projekt a úloha bude s najväčšou pravdepodobnosťou trvať len tri až päť dní. Táto stručná správa však vedie manažéra k urýchleniu pokroku v dôležitom novom programe pre spoločnosť.
