Napísanie obchodného listu niekomu, koho nepoznáte, nie je zvyčajne oveľa ťažšie ako písanie listu niekomu, s kým už poznáte. Formát listu by však mal byť stále profesionálny a dodržiavať správne štandardy komunikačnej etikety v podnikaní. Pred začiatkom obchodného listu sa uistite, že viete, ako správne napísať meno príjemcu a či máte správny názov a adresu firmy.
Začnite list s riadnym obchodným úvodom pre neznámu osobu, ako napríklad "Milý pán Smith" alebo "Drahá pani Johnsonová", s použitím priezviska osoby. Ak je list určený žene, ktorej rodinný stav nie je známy, použite predponu "pani" Ukončite úvod s dvojbodkou namiesto čiarkou, ak je písmeno formálnejšie.
Predstavte sa príjemcovi, pretože ste sa ešte nesplnili. Vysvetlite, prečo píšete v prvom odseku písmena.Informujte profesionálnym hlasom o vašom dopyte a o tom, čo ste žiadali od príjemcu.
Zadajte písmeno v obchodnom vhodnom formáte. Použite odstavce, ktoré sú vyprázdnené vľavo na stranu stránky a vyhnite sa odsadeniu odseku. Zahrňte jeden odsek za každý odsek. Ukončite list s podpisom vhodným pre podnikanie, napríklad "Úprimne" alebo "Najlepšie pozdravy".
Použite profesionálny a objektívny hlas v tele listu. Zostávajte nezaujatý a priateľský, pričom stále prejavujete rešpekt. Zahrňte vďaku za jeho čas.
