Sponzori sú filantropi, ktorí radi pomáhajú ostatným. Vyjadrenie vašej vďačnosti v písomnom liste jednotlivcom alebo skupinám, ktoré pomohli podporiť vašu záležitosť, im oznámia, že ich podpora bola ocenená. Vyhýbajte sa príliš kvetinovému alebo náladovému sentimentu. Ponechajte list priamo, jasne a jednoducho.
Vyberte formát obchodného písmena
Napíšte list na svoj vlastný hlavičkový papier alebo na list, ktorý zastupujete, ktorý získal sponzorstvo. Otvorte svoj list tým, že ho adresujete osobe podľa mena. Ak pôjde na organizáciu, napíšte predstaviteľovi, ako je "prezident Jones" alebo "pani Emma Whitaker, generálna riaditeľka", potom CC - carbon copy - predstavenstvo s dodatočnou kópiou. Blahoželanie ako "Vážená pani Whitakerová a členovia predstavenstva" je vhodné.
Vyjadrite svoju vďačnosť
Napíšte srdečné slová, ktoré vyjadrujú vašu vďačnosť. Priame vyhlásenie, že ste naozaj vďační za špecifickú podporu poskytnutú spoločnosťou, a potom pridajte názov vášho projektu alebo udalosti. Mnohé veľké filantropické skupiny môžu prispieť k tisíckam ľudí, a preto zahrnúť to, na čo prispela osoba alebo skupina. Príkladom by bolo, že "náš ženský jachtový pretekársky tím sa pripojí k tomu, aby som ti všetkým poďakoval za sponzorský príspevok vo výške 50 000 dolárov k nášmu vstupu do závodu Vic Maui." Ak boli príspevky prispievané, poďakujte za špecifiká, ako sú vybavenie, nástroje, zásoby, zariadenia alebo ubytovanie.
Byť konkrétne o peniazoch
Pridajte podrobnosti o skúsenosti a poznámku o tom, čo peniaze smerovali. Napríklad: "Vaše sponzorské finančné prostriedky smerovali k úplnej sade nových plachiet pre jachtu a nové navigačné zariadenia." Závod prebehol len s jedným malým závadom za posledné dve hodiny, no my sme sa umiestnili na prvom mieste v našej divízii. nemohli by ste bez vášho pomôcť urobiť preteky. Slepé ženy, ktoré boli členmi posádky, budú prinášať posolstvo, že sa stanú nezávislou voči ich rôznym komunitám, smerom k inšpiratívnym mladým ženským športovcom."
Zamyslite sa dopredu na čerstvé ciele
Pridajte vetu alebo dve označujúce ďalší projekt a ciele. Uvedenie budúcej udalosti pomôže vytvoriť pôdu pre budúce financovanie. Ak ste dosiahli dobrú úroveň alebo ste dosiahli svoj cieľ, sponzor bude pravdepodobne otvorený pre budúcu podporu.
S pozdravom Zatvorte písmeno
Zatvorte písmeno "Veľmi úprimne" alebo "S úprimnou vďakou", potom ju podpíšte. Pridajte mená členov tímu, ak je skupina malá, ale inak vaša bude dostačujúca. Pridajte kontaktné údaje a odkaz na webové stránky na konci písmena. Celý list uchovávajte na jednej stránke pomocou autentického "hlasu" - jazyka, ktorý vám vyhovuje - v kombinácii s profesionálnym prístupom. Prispôsobte si podpis ručným podpisom, namiesto písania, aj keď je písaný zvyšok písmena.
Priložte zázrak
Je to správna prax pridať memento, ak je to možné. Ak ste napríklad sponzorovali napísať knihu, pošlite podpísanú kópiu s písmenom. Ak ste dostali uniformy alebo vybavenie, pošlite tímovú fotografiu, ktorá ich zobrazuje. V prípade ženského pretekárskeho tímu by bola vhodná fotografia posádky na plavidle. Rámovanie je voliteľné. Pošlite DVD, ak ste natočili film, alebo ak niekto zaznamenal vašu udalosť. Vidieť zábery stúpania na Mount Everest pred svetom vidí, že to môže byť vzrušujúce pre sponzorov.
