Stretnutia toastmasters umožňujú účastníkom praktizovať techniky verejnej reči a vodcovské schopnosti v podpornom a priateľskom prostredí. Hlavnou úlohou toastmastera je naplánovať a usmerňovať stretnutie, koordinovať s ostatnými členmi a zabezpečiť hladké a efektívne fungovanie stretnutia. Toastmaster tiež pôsobí ako emcee, predstavujúci reproduktory a ďalších účastníkov. Účinkujúc úlohu toastmaster vám dáva príležitosť využiť zručnosti, ktoré ste nahromadili počas výkonu iných vedúcich úloh.
Pred stretnutím
Vytvorte podrobný program stretnutia. Zoznámte sa s programom rokovania a účastníkmi, ktorí sa na stretnutí zúčastnia.
Kontaktujte členov, ktorí sú naplánovaní na úlohu vopred. Nielen to potvrdzuje účasť, ale umožňuje členom vopred upozorniť na náhlu neprítomnosť, aby bolo možné kontaktovať ďalšieho člena, ak je to potrebné.
Rozprávajte plánovaných rečníkov a potvrďte ich účasť. Zhromažďujte informácie o type reči, dĺžke reči, názve a ďalších dôležitých informáciách. Počet reprosústav môže byť znížený správcom tabuľky tém, aby sa schôdzka mohla uskutočňovať podľa plánu, ak niektorý z rečníkov prezentuje dlhšie ako normálne prejavy.
Pošlite svoju agendu pred schôdzou. Zabezpečte, aby boli k dispozícii dostatok kópií na distribúciu medzi účastníkmi.
Prísť na stretnutie skoro. Nielenže budete môcť skontrolovať, či sú všetci účastníci prítomní a pripravení na schôdzku, môžete sa tiež postarať o akékoľvek detaily na poslednú chvíľu.
Počas stretnutia
Umiestnite sa v blízkosti prednej časti miestnosti. To vám poskytne rýchly prístup k pultovej schránke pri volaní.
Po stretnutí predseda úradu vás predstaví. Ako toastmaster máte kontrolu nad schôdzou, s výnimkou prípadov, keď sa odovzdáte kontrole iným účastníkom, ako sú napríklad rečníci, Tabuľka tém a Majster a generálny hodnotiteľ. Takisto budete vykonávať také úlohy, ako je oznamovanie témy stretnutia, predstavenie účastníkov a prevzatie kontroly nad stretnutím po ich ukončení.
Zostávajte si vedomí času, počas ktorého sa schôdzka postupuje. Potvrďte, že všetky prejavy boli včas s časomeračom a vykonajte všetky potrebné úpravy, aby sa zabezpečilo, že schôdzka zostane včas.
