Vytvorenie pracovného plánu je dôležité, pretože umožňuje zamestnancovi príležitosť ukázať manažérovi, ako plánuje splniť veci, ktoré sa od neho vyžadujú. Pracovný plán môže pomôcť zamestnancovi ukázať svoju hodnotu, pretože kvantifikuje a spúšťa do slov veci, ktoré zamestnanec robí, čo by inak mohlo byť bez povšimnutia. Vo všeobecnosti sa vytvárajú všeobecné pracovné plány, ktoré súvisia s celkovou prácou človeka. Pracovné plány sú však často najefektívnejšie, keď sú rozdelené na špecifické prediskutovanie práce spojenej s menšou projektovou činnosťou. Čím konkrétnejší je pracovný plán, tým efektívnejšie bude pravdepodobne. Pri vytváraní pracovných plánov existuje niekoľko vecí, ktoré by mali byť takmer vždy zahrnuté.
Otvorte nový dokument v softvéri na spracovanie textu, napríklad v programe Microsoft Word. Na dokumente vytvorte niekoľko hlavičiek. Záhlavie by malo byť uvedené ako: "Problémy", "Ciele", "Stratégie", "Zdroje", "Časová os" a "Meranie".
V časti "Problémy" popíšte najdôležitejšie otázky. Zhodnotenie potrieb musí predchádzať písaniu kľúčových otázok. Počas tohto stretnutia môžu členovia tímu dostať na svetlo všetky dôležité otázky projektu. Dôležité otázky by mali dosiahnuť rovnováhu prostredníctvom diskusie o potrebách všetkých zainteresovaných strán.
V časti "Ciele" urobte a zaznamenávajte dosiahnuteľné ciele. Ciele opísané v pracovnom pláne by vás mali viesť k tomu, aby ste ich dosiahli, napriek tomu by nemali byť nedosiahnuteľné. Pri realizácii cieľov nezabudnite na skratku SMART: Ciele by mali byť špecifické, merateľné, prijateľné, realistické a včasné.
V časti "Stratégie" uveďte informácie o kľúčových stratégiách. To bude pravdepodobne najdlhšia a najkomplexnejšia časť pracovného plánu. Každý z hlavných krokov alebo míľnikov, ktoré sa musia splniť, by sa tu mal zahrnúť. Mali by sa tiež diskutovať o potenciálnych prekážkach pri vykonávaní stratégií. Vysvetlite, ako sa budú tieto prekážky riadiť.
V časti "Zdroje" diskutujte o zdrojoch, ktoré sú potrebné na realizáciu stratégií. Ak na projekte pracuje celý tím, spomeňte v pracovnom pláne príslušných členov tímu a aké sú ich povinnosti. Ak existuje značná investícia do vybavenia alebo dodávok, uvedieme to tiež.
V časti "Časová os" vytvorte časovú os. Zahrňte hlavné body plánu na vytvorenie časovej osi. Nezabudnite uviesť dátum začiatku, dátum ukončenia a dátumy, kedy sa uskutočnia konkrétne udalosti a ciele. To vám umožní, kolegom členov tímu a manažmentu, aby mohli ľahko zistiť, či je projekt včas.
V časti "Meranie" zahrňte metódy merania. Diskutujte, ako určite úspech projektu. To by mohlo zahŕňať neoficiálne dôkazy. Najlepšie je však zahrnúť kvantifikovateľné spôsoby, ktorými sa určí úspech. V závislosti od projektu by to mohlo zahŕňať množstvo predajov, viac prichádzajúcich telefonátov, viac návštev webových stránok a podobné metriky.
Tipy
-
Vytvorte jednostranový úvodný hárok, v ktorom sa stručne zaoberajú najdôležitejšie body pracovného plánu. Priložte to k úplnému pracovnému plánu.
Výstraha
Príliš prísne prilepenie k pracovnému plánu by mohlo byť škodlivé Len preto, že pracovný plán niečo naznačuje, to neznamená, že lepší nápad nemôže prísť. Pracovný plán by mal byť živým dokumentom. Nedodržanie zmien môže brániť možnosti úspechu.
