Podniky, ktoré si ponechávajú drobné hotovosti na zaplatenie za malé potreby na požiadanie, by mali zaviesť správne testy peňažných auditov, aby zabezpečili, že zamestnanci používajú drobné hotovosti z príslušných dôvodov a správne účtujú drobné hotovosti, ako sa používajú. Kedykoľvek je to možné, osoba, ktorá nemá prístup k drobným hotovosti, by mala byť osoba zodpovedná za kontrolu malých peňazí.
Časovanie auditov
Drobné peňažné audity by sa mali vykonávať náhodne a bez upozornenia ostatným zamestnancom. Bez náhodných auditov majú zamestnanci, ktorí si "vypožičiavajú" z drobných hotovosti z osobných dôvodov čas na vrátenie peňazí na miesto, skôr ako vykonáte audit finančných prostriedkov.
Celkom obsah
Vyrovnávanie malých peňazí v krabici alebo zásuvke je prvým krokom pri audite. Celková suma všetkých drobných hotovostí a príjmov za drobné hotovostné prostriedky, ktoré boli použité na zaplatenie, by sa mali rovnať celkovej sume drobných hotovosti držanej na použitie. Napríklad, ak si ponecháte 500 dolárov v malých hotovosti a máte 150 dolárov v príjmoch za drobné hotovostné výdavky, mali by ste mať 350 dolárov v hotovosti zostávajúcich v zásuvke. Nezávislosť na peniazoch alebo príjmoch by sa mala zaznamenať v audítorskej správe a všetci zamestnanci, ktorí majú prístup k drobným hotovostiam, by sa mali rozpraviť o rozdiel.
Skontrolujte príjmy
Každá platba by mala jasne vysvetľovať zakúpené položky. Ak zakúpená zásielka nie je jasná z samotného potvrdenia, položka (-y) by mala byť zaznamenaná písomne na potvrdení spolu s vysvetleniami, ktoré sú potrebné pre daný náklad. Každá zakúpená položka by mala reprezentovať primerané používanie drobných peňažných prostriedkov a mala by byť schválená manažérom alebo nadriadeným, ako je stanovené vo firemných zásadách. Akékoľvek nevhodné používanie drobných peňazí, ako napríklad osobných položiek, by malo byť uvedené vo vašej správe. Akékoľvek použitie drobných hotovosti na pokrytie bežných prevádzkových nákladov by ste mali vo svojej správe uviesť a vysvetliť zamestnancami, aby ste mohli určiť, či by sa mali zmeniť prevádzkové postupy na pokrytie týchto nákladov iným spôsobom.
Prečítajte si hlavnú knihu
Každý malý peňažný náklad by sa mal náležite zohľadniť v účtovnej knihe. Skontrolujte príjmy na vysvetlenie výdavkov a overte, či boli výdavky zaúčtované na účet riadnej účtovnej knihy.
Overte položky, ktoré ste si zakúpili
Kedykoľvek je to možné, mali by ste požiadať, aby ste videli tovar (y) zakúpený s drobnými hotovosťami, najmä v prípade nepotravinárskeho tovaru. Ak zamestnanci používali drobné hotovosti na nákup drobných zariadení alebo iných nepotravinových potrieb, zamestnanci by mali byť schopní ukázať vám polohu položky (položiek).
