Každé podnikanie, skôr či neskôr, napriek jeho najvyššiemu úsiliu, nedosahuje. Nespravujete niečo, čo ste sľúbili alebo včas. Vaše služby nemusia zistiť očakávania zákazníka. Niektorí zákazníci môžu tento problém ignorovať. ostatní vám môžu písať list, v ktorom požadujete vrátenie peňazí. Vždy odpovedzte na zákazníka, ktorý vám na to zaplatí čas, aj keď sa rozhodnete nevyplatiť. Vaša odpoveď musí byť taktná, aby ste dostali správu bez toho, aby ste odcudzili zákazníka.
Rozhodnite sa, či chcete naozaj odmietnuť žiadosť zákazníka o vrátenie platby. Vyhodnoťte svoju žiadosť starostlivo a zistite, či je to primerané. Zvážte potenciál straty tohto zákazníka a vplyv straty podnikania na výnosy vašej spoločnosti. Náhrada môže byť primeraným nákladom na udržanie zákazníka; možno budete musieť vynaložiť značné peniaze na inzerciu, aby ju nahradila. Zvážte poskytnutie úľavy niektorých, možno zľavnených služieb v budúcnosti, ako kompromis.
Prečítajte si dôvody svojich krokov. To môže byť vo vašej mysli, alebo na poznámkový blok. Podrobte dôvody pred začatím písania, usporiadajte svoje myšlienky a uistite sa, že vám nenechajú ujsť žiadne kľúčové body. Odmietate vrátenie platby, pretože nemáte pocit, že zákazník má na to nárok, ale mali by ste si tiež všimnúť ďalšie fakty o situácii. Príkladom je, že služby boli poskytnuté včas, alebo že ste urobili všetko, čo ste povedali, že ste. Situácia by mohla byť tiež jedným z výčitkov krivdy kupujúceho a nie kvôli problému s vašim produktom alebo službou.
Napíšte hrubý návrh písmena. Buďte taktný, ale priamo uveďte dôvody odmietnutia. Ak si myslíte, že kupujúci prežíva výčitky k výhrade kupujúceho, neuvádzajte to vo svojom liste; jednoducho uveďte fakty, že produkt alebo služba boli dodané podľa dohodnutých podmienok av podmienkach alebo kvalite, ktorá bola sľúbená. Ponúknite akúkoľvek úľavu, ktorá je vhodná ako gesto dobrej vôle, a ujasnite, že nie je to preto, že niekto je vinný. Ďakujem zákazníkovi za jej predchádzajúcu prácu a povedzte, že dúfate, že ju budete môcť v budúcnosti podávať. Uveďte, že ste k dispozícii, ak má otázky alebo pripomienky.
Upravte písmeno pre jasnosť. Počkajte chvíľu, kým pokračujete v procese. často list alebo iný dokument vyzerá značne odlišne od vás po tom, čo o tom chvíľu premýšľate. Pamätajte, že všetko, čo píšete a posielate zákazníkovi, je potenciálny trvalý záznam. Preskúmajte váš tón starostlivo a dávajte pozor na blahosklonné alebo sarkastické slová vo svojom písaní, ktoré by mohli byť urážlivé a zničiť akúkoľvek šancu na budúcu spoluprácu s týmto zákazníkom alebo ľubovoľnými ľuďmi, s ktorými zdieľa list.
Pošlite písomne zákazníkovi. Odošlite jej pravidelnú prvotriednu poštu s vaším podpisom a kontaktnými informáciami. Uložte kópiu listu pre svoje záznamy a priložte kópiu do všetkých súborov zákazníkov, ktoré si ponecháte pod jej menom.
Tipy
-
Nechajte svojho obchodného partnera skontrolovať písmeno pre presnosť a zrozumiteľnosť, rovnako ako tón. Rôzni ľudia môžu interpretovať rovnaké znenie inak.
Nezabudnite si skontrolovať písmeno pre problémy pravopisu a gramatiky pred odoslaním.
Výstraha
Ak odmietnutie vrátenia prostriedkov prináša značnú sumu peňazí, obráťte sa na advokáta alebo na interný právny tím o potenciálnych záväzkoch a zistite, aké sú vaše povinnosti v tejto veci.
