Stretnutia sa pravidelne konajú v obchodnom svete a minúty sú oficiálne dokumenty, ktoré sa používajú na zaznamenávanie prijatých krokov a prijatých rozhodnutí. Vzhľadom na to, že zápisnica sa v očiach spoločnosti stáva oficiálnymi dokumentmi, všetky zmeny, ktoré je potrebné vykonať v zápisnici, vyžadujú dodatok. Keď vytvoríte dodatok, musíte vedieť, kedy a ako ho predložiť výboru pre schôdzky a pridať ho k oficiálnym zápisom, aby ste tieto zmeny nepodliehali.
Pripravte si kópie úradných zápisníc z posledného stretnutia, aby ste ich mohli prehliadnuť.
Vypustite minúty na nasledujúcom stretnutí. Je zvykom, aby predseda schôdze začal s preskúmaním zápisnice z predchádzajúcej schôdze. Všetci účastníci musia prečítať zápisnicu a schvaľovať ich skôr, než prejdú ďalej. Ak má niekto niečo na pridanie, zmenu alebo opravu, potom je to vhodný čas na to povedať.
Zapíšte zmeny minút. Môžete napísať zmeny priamo na vašu kópiu minút alebo zložiť poznámky na samostatný kus papiera.
Umožniť všetkým členom schôdze súhlasiť s navrhovanými zmenami zápisnice, ktoré budú uvedené v dodatku. Ak sú všetci v zhode, môžete sa posunúť dopredu s vytvorením dodatku k zápisu.
Vytvorte dodatok po prerušení stretnutia. Najlepšie je urobiť dodatok hneď po stretnutí, takže informácie sú stále vo vašej mysli čerstvé. Použite šablónu minút na zápis do informácií o dodatku.
Obete úradné zápisnice s pripojeným dodatkom za nimi členom skupiny stretnutí. Možno nebudete chcieť čakať na nasledujúcu schôdzu, aby ste to urobili, ak je to ďaleko v budúcnosti. Namiesto toho zasielajte elektronickú kópiu zápisnice a dodatok prostredníctvom e-mailu skupine a nechajte členovia vedieť, že ich spätná väzba alebo súhlas sú vítané. Ak všetci členovia skupiny schvália zápisnicu s dodatkom, stane sa to váš nový pracovný dokument.
Priložte zápisnicu a dodatok k ďalšej schôdzi, aby ste získali podpis svojho predsedu. Zápisnica sa stane oficiálnym, akonáhle sa na ňom podpíše predseda.
