Správa zmlúv je praxou, že sa dodržiavajú parametre zmluvy v súlade s usmerneniami uvedenými v samotnej zmluve. Z tohto dôvodu je potrebné dodržiavať kontinuálne riadenie životného cyklu zmluvy, aby sa zabezpečilo, že zmluva bude splnená v riadnom kontexte. Typ zmluvy, ktorá sa riadi, od pracovných zmlúv až po zmluvy o výstavbe, môže byť riadená správne podľa rovnakej metodiky.
Prečítajte si zmluvu v celom rozsahu. Zvýraznite kľúčové body údajov vrátane časových rámcov a termínov splatnosti. Označte tieto kritické dátumy v kalendári alebo v inej aplikácii plánovania, aby ste sa uistili, že cielené časy dokončenia sa chápu a monitorujú. Zvýraznite kľúčové oblasti zmluvy, ktoré uvádzajú povinnosti práce a celkové zmluvné povinnosti kľúčových pracovníkov uvedených v zmluve. Napríklad v novej zmluve o stavebnej konštrukcii by sa meno staviteľa stalo kontaktným a zodpovedným subjektom, aby sa zabezpečilo, že všetky subdodávateľské práce budú dokončené včas.
Naplánujte schôdzku a schôdzky o aktualizácii v dostatočnom predstihu od každého termínu, ktorý je uvedený v parametroch zmluvy. Uistite sa, že máte osobnú komunikáciu alebo telefonické stretnutia so zodpovednými osobami, ktoré vás informujú o celkovom vývoji zmluvy. Použite prechodné schôdze ako spôsob, ako posúdiť celkový pokrok v zmluve a riešiť problémy a obavy, ktoré vzniknú.
Uveďte veľmi podrobné poznámky o tom, s kým sa hovorilo, kedy a kde pre všetky strany, ktoré sa zúčastňujú na plnení zmluvy. Prihláste sa s uvedenými stranami pravidelne a rutinne. Pošlite e-maily alebo telefonicky raz týždenne, aby ste zabezpečili, že veci fungujú podľa harmonogramu načrtnutého v kontexte konečnej zmluvy.
Všetci manažéri a subdodávatelia, ktorí sa podieľajú na zmluve, vám zasielajú podrobné zoznamy aktualizácií týždenne. Nechajte aktualizácie zasielané prostredníctvom e-mailu, faxu alebo tradičnej pošty, aby ste si udržali stopu o papieri o všetkých postupoch. Majte všetku korešpondenciu na bezpečnom a ľahko prístupnom mieste.
Udržiavajte presný a priebežne aktualizovaný zoznam použitých materiálov, požadovaných materiálov, plánov zasielania a prijímania, pracovných plánov, pracovných hodín vynaložených na dokončenie zmluvy a všetkých ostatných údajov, ktoré ovplyvňujú rozpočet zmluvy. Preskúmajte, vyhodnocujte a vyhodnocujte zmluvný rozpočet každé štyri až šesť týždňov, aby ste hľadali spôsoby, ako znížiť náklady a zvýšiť produktivitu.
Zorganizujte dodatočné stretnutia, aby ste prehovorili o zmluve, keď vzniknú problémy alebo sa vám objavia problémy. Nečakajte na to, aby sa obavy stali hlavnými problémami, pokúste sa vyhnúť väčším problémom tým, že nájdete riešenia na začiatku tohto procesu.
Tipy
-
Uchovávajte všetky informácie o zmluve v centrálne umiestnenom súbore.
Výstraha
Neprekonávajte zmluvné parametre ani nedodržujte zmluvu akýmkoľvek spôsobom.
