Formálny názov listu cenných ponúk je "návrhový sprievodný list". Tento typ listu by mal byť stručne napísaný a mal byť uložený na maximálne dve strany. Vypracujte žiadosť o návrhy, aby ste podrobne popísali parametre projektu, očakávané výsledky, rozvrhy a míľniky. Účelom sprievodného listu je nájsť hlavné opisy a požiadavky v synopse.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Softvér na spracovanie textu
-
RFT (voliteľné)
-
Odkazy na webové stránky pre RFP, aplikácia (voliteľné)
Otvorte list s krátkym pozdravom a oznámte názov projektu ponuky. Po úvodnom uvítaní vytvorte hlavičku s označením "Popis". Použite túto hlavičku na stručné opisovanie úlohy v troch odsekoch alebo menej, takže to bude čítať viac ako súhrnné vyhlásenie. Zadajte číslo úlohy pre projekt.
Vytvorte nadpis s názvom "Špecifikácie". Použite túto oblasť na vypracovanie požiadaviek, ako sú technické špecifikácie týkajúce sa veľkosti, elektrických potrieb, umiestnenia a ďalších relevantných informácií, ktoré budú záujemcovia musieť vedieť, aby poskytli presný odhad.
Vytvorte nadpis s názvom "Kvalifikácie". Použite túto časť na opis kvalifikácie požadovanej pre uchádzačov, ako napríklad minimálny počet rokov v podniku, požadovaný typ (-y) licencie (-ov), schopnosť preukázať primerané sumy poistného krytia a typ (-y) poistenia, ktoré by pracovná sila mohla vyžadovať. Štátne preferencie poskytované menšinovým podnikom alebo podnikom vlastneným ženami (v prípade potreby) a akýkoľvek iný povinný právny jazyk, ktorý vaša firma alebo oddelenia vyžadujú, aby boli uvedené na všetkých cenných papieroch.
Označte nadpis s názvom "Rozpočet" pre danú úlohu (ak existuje). Zadajte maximálnu sumu pre projekt tak, aby všetci žiadatelia vedeli o vašej maximálnej výške rozpočtu.
Vytvorte hlavičku s označením "Dodávky" a napíšte stručnú správu o očakávaných výsledkoch práce, ktoré musia byť splnené. Informujte vyhliadky, že podrobný výkaz o plneniach bude zahrnutý do plnej RFP pre túto prácu.
Napíšte hlavičku s názvom "Uzávierka" a pod hlavičkou uveďte požadovaný dátum dokončenia. Uveďte rozpis dátumov medzníka (ak je to vhodné) alebo ponechajte podrobnosti o medzníkom pre RFP.
Vytvorte hlavičku "Vzorky" (ak je to aplikovateľné) a špecifikujte, ako by uchádzači mali predkladať vzorky predchádzajúcej práce, napríklad prostredníctvom elektronických digitálnych fotografií vo formáte JPEG alebo GIF alebo ako príloha spolu s ich formálnou aplikáciou.
Vytvorte záhlavie "Odkazy" a zadajte počet požadovaných referencií a typ potrebných kontaktných informácií, ako je názov, názov, telefónne číslo a e-mailová adresa.
Vložte odkaz na písmeno tak, aby žiadatelia mohli prepojiť formálnu on-line aplikáciu a samostatný hypertextový odkaz pre RFP (ak je to potrebné). Pridajte prepojenie pre svoje webové stránky a pridajte RFP a aplikáciu na svoju webovú stránku, ktorá môže byť naformátovaná ako PDF pre žiadateľov, ktorí ju nahrajú do svojho počítača.
Tipy
-
Uveďte dátum zasadnutia otázok a odpovedí na úlohu s veľkým rozpočtom a minimalizujte počet následných telefonov a e-mailov, ktoré môžete dostať, aby ste mohli odpovedať na otázky naraz. Uveďte názov kontaktu a uveďte, či by mali záujemcovia použiť telefón alebo e-mail na odoslanie ďalších otázok.
